Conversando com muitos dos nossos leitores vimos que a maioria usa planilhas de Excel para organizar as finanças de sua empresa. O detalhe triste é que quase todos estão insatisfeitos. Os motivos são vários, mas todos acabam implicando numa perda de produtividade no dia a dia do microempresário.
No momento de trocar de ferramenta, os microempresários encontram 2 dificuldades principais: escolher uma boa ferramenta e conseguir tempo para fazer a transição e finalmente sair do Excel.
Felizmente além de também termos passado por isso uma época, usamos alguns usuários de “cobaias” para testar algumas dicas e tivemos resultados muito bons. Principalmente para vencer a famosa frase “Eu não tenho tempo” (que na verdade significa: não me organizei o suficiente para fazer isso).
Como escolher uma boa ferramenta
Existem muitas opções para auxiliar no controle financeiro de uma empresa. Como então fazer para descobrir a melhor para o seu dia a dia? Testar 20 ferramentas e a partir dai escolher qual delas usar exige muito tempo. Para te ajudar a filtrar e escolher, há 2 passos.
Passo 1 – Pense no que mais te incomoda hoje na sua planilha financeira
Esse passo é fundamental para ter certeza que não vai trocar de ferramenta e ter os mesmos problemas que tinha com a planilha. Então pare 5 minutos e pense o que mais te incomoda hoje na sua organização financeira. Esses vão ser os problemas que você vai tentar solucionar com a nova ferramenta. Algumas reclamações comuns são:
- O layout da planilha é complicado (muitas abas, muitas cores, muitas informações)
- É difícil personalizar a planilha (é cheia de fórmulas que acabam se alterando quando algo na planilha é mudado)
- Não é possível integrar com sua planilha de clientes
- É necessário guardar muitos arquivos (1 para cada mês por exemplo)
- Não é possível ter acesso da planilha de qualquer lugar
- Não é possível emitir boletos
Passo 2 – Pense o que hoje a planilha já faz muito bem
Tente pensar agora no que mais gosta da sua planilha atualmente. Essas são características que você deve procurar também na nova ferramenta.
Pronto, com isso você já sabe as funcionalidades básicas que você necessita e o que procurar nas ferramentas na hora de escolher. Mas por incrível que pareça, essa é a parte fácil. Dificil é começar a usar de verdade, porque estamos falando de uma mudança de hábito e que requer um tempo de aprendizagem.
Atualmente existem muitas ferramentas desse tipo, mas poucas focadas no dia a dia e necessidades do microempresário. Pensando nisso, nós lançamos o Empreendekit, um kit de ferramentas de gestão feitas para microempresários, incluindo gestão financeira.
Para te ajudar a comparar com as suas necessidades, as principais características são: simplicidade absurda (tanto no layout quanto nas funcionalidades); integração com clientes; lembretes por email de contas a pagar e receber e emissão de boletos.
Sugiro sinceramente você testar outras ferramentas além do Empreendekit, mas já fica uma boa sugestão =)
Como conseguir fazer a transição da planilha de excel
Conseguir fazer essa transição e vencer a “falta de tempo” não é nada fácil. Temos uma tendência de querer já arrumar tudo de uma vez, mas isso ia exigir dias de trabalho e por isso sempre nos enrolamos. Aqui vão mais dois passos para te ajudar com isso:
Passo 1 – Use o poder dos pequenos passos
Depois de dar um olhada na ferramenta e ver que vale a pena investir um pouco mais nela, não cometa o erro que a maioria das pessoas comete. Não tente mudar todo o seu sistema de uma vez, movendo todas as movimentações financeiras para o novo sistema.
Configure apenas o básico e o suficiente para usar nesta semana. Não é necessário colocar as transações do mês seguinte ainda. Assim você já consegue testar a ferramenta melhor e ver como ela funciona de verdade em menos de 1 hora.
E nada de esperar 2ª feira ou o próximo mês para começar a transição. Esse discurso de “2ª feira eu começo” é comprovadamente inimigo da mudança de hábito.
Passo 2 – Agora vai!
Agora que você já se acostumou com a ferramenta e já tem o hábito de usá-la, guarde os dados antigos e já coloque todas as transações do futuro. A partir de agora você não precisa mais da planilha para fazer sua organização financeira. Apenas deixe-a bem guardada para quando precisar consultar algo do passado.
Esse processo não é fácil, mas com certeza vale a pena investir um pouco de energia melhorando a forma de organizar sua empresa. Na prática isso vai te economizar muito mais tempo.
Se ainda sim você tiver dificuldades de vencer esse problema do tempo para fazer a transição, nós podemos te ajudar ainda mais. Basta você começar a testar o Empreendekit e marcar um horário para conversar com a gente. Por telefone ou skype já te apresentamos a ferramenta e te ajudamos a se libertar do Excel.
Quer ver? Cadastre aqui e mande um email pra gente no [email protected].
Abraços,
Gabriel (feliz ao ter conseguido dar os 4 passos e me tornar livre!)
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