Tão logo uma empresa começa, já vem a preocupação em como crescer e ganhar escala. Mas quais são os passos para realmente desenvolver processos que vão dar suporte a esse crescimento? No site do Young Entrepreneur Council*, Alexandra Mayzler, fundadora e diretora da Thinking Caps Tutoring, dá algumas dicas para iniciar essas mudanças. A empresária lidera um negócio especializado no desenvolvimento de métodos de ensino inovadores.
Segundo Alexandra, muitas vezes os empreendedores pensam em como delegar responsabilidades, melhorar habilidades de liderança e conseguir financiamento para crescer. Mas, ainda que esses aspectos sejam importantes para um negócio saudável, um tópico que pode ser esquecido é a criação de sistemas para atingir o crescimento.
Além de aperfeiçoar o produto ou o serviço, contratar uma ótima equipe e garantir capital, o empresário deve se dedicar a um sistema organizado para gerir o negócio. Mesmo que a administração de um pequeno negócio muitas vezes envolva decisões intuitivas, começar a pensar em sistemas de operações desde o primeiro dia pode ser a melhor maneira de preparar o negócio para ganhar escala. Veja cinco estratégias, indicadas por Alexandra, para ajudar seu negócio a evoluir e amadurecer.
1. Comece pelo início. Gerir um negócio de pequeno porte muitas vezes significa fazer malabarismo com muitas coisas e responder a necessidades imediatas. Em um ambiente em constante evolução, é fácil trabalhar com a intuição e simplesmente viver no dia a dia. No entanto, pensar em passos e procedimentos desde o começo do negócio é vital para o seu sucesso. Não adie a documentação de processos. Anote todos eles.
2. Escreva. Ao longo do dia, tome notas detalhadas sobre os processos cotidianos. Anote desde a maneira como se salvam os arquivos até como as grandes decisões são tomadas. Se há outras pessoas trabalhando no negócio com você, faça com que eles também registrem as maneiras como administram as tarefas. É sempre mais fácil editar e apagar de que tentar preencher os espaços em branco e lembrar exatamente como os procedimentos foram controlados.
3. Seja proativo. Antecipe problemas e crie soluções de maneira metódica. Identifique áreas preocupantes e desenvolva meticulosamente um sistema de resposta. Mesmo quando algumas ações parecem óbvias, anote os passos e as abordagens. O que é intuitivo para uma pessoa pode nem sequer ocorrer para outra. Mantendo todas essas anotações, outras pessoas da equipe serão capazes de entender o processo de tomada de decisão e chegar aos resultados apropriados.
4. Remova tudo da sua cabeça. Uma vez que todas as operações estejam registradas, é útil que outras pessoas revisem o material. Peça a colaboração de um colega ou contrate alguém de fora da empresa para desenvolver um manual sobre as operações do negócio. Alguém que não está enfronhado no dia a dia pode ter uma visão mais clara para passar as ideias certas adiante.
5. Compartilhe. Uma vez que o manual é criado, comece a distribuí-lo para outros membros da empresa. Certifique-se de que todos os funcionários têm acesso às informações. Postar os procedimentos na intranet ou distribuir cópias impressas irá encorajar as pessoas a usar o texto como referência e seguir as diretrizes. Conforme o material é atualizado, mande alertas para os colaboradores.
O crescimento e o desenvolvimento são estágios empolgantes de um negócio. No entanto, sem planejamento sólido e infraestrutura, os empresários podem colocar em perigo oportunidades valiosas. Se você pensar de maneira proativa e desenvolver um plano de operações consistente, seu negócio estará pronto para um crescimento saudável.
* O Young Entrepreneur Council (YEC) é uma organização sem fins lucrativos composta pelos jovens empreendedores mais promissores dos Estados Unidos. O YEC promove o empreendedorismo como uma solução para o desemprego e o subemprego dos jovens e dá aos seus membros acesso a ferramentas, mentores e recursos para dar apoio a cada estágio do desenvolvimento da empresa.