A falta de foco mata a produtividade de qualquer reunião. Aqui está o segredo para você ter mais resultados em seus encontros
As reuniões tem o status de serem improdutivas e, o consenso geral mostra que isso não está muito longe de ser verdade: perguntas embaraçosas, saídas pela tangente, a sensação de nada ser feito.
Será que isso parece um pouco com a sua última reunião?
A verdade é que a receita de uma reunião que funcione é algo simples: você apenas tem que ser realmente focado. E isso vale para todos os participantes.
Com o que – ou como – você quer sair da reunião? E o que você está tentando dizer? Uma vez que você sabe o que está acontecendo na sua agenda, o resto é fácil de conseguir.
Aqui está o que podemos aprender para transformar as reuniões improdutivas e exaustivas em algo produtivo.
#1. Organize-se
Todas as reuniões precisam ter uma estrutura. Todas elas. Vamos pensar, ficticiamente em uma estrutura de reunião que funcione.
Normalmente, o RH começa as reuniões com atualizações críticas que incluem os aniversariantes. Em seguida, eles vão destacar as realizações da equipe, ou de algum profissional.
De lá, partimos para o financeiro. Um especialista fornecerá uma dica para saber gerenciar suas finanças.
Finalmente, o CEO, presidente, ou vice-presidente fala sobre as atualizações mais oportunas e importantes, que mostra o objetivo da reunião.
Não necessariamente a sua empresa precisa seguir essa estrutura ou roteiro. O que importa é que ela precisa ter uma estrutura e, ser seguida do início ao fim.
A organização é a chave para reuniões produtivas.
#2. Encontre a cadência certa
Algumas empresas fazem reuniões a cada semana. Outras, a cada quinzena. Algumas empresas fazem reuniões estratégicas mensalmente e, reúnem todos os funcionários a cada trimestre.
A primeira coisa sobre isso que você precisa saber é: reuniões semanais são demais. Nenhuma empresa tem atualizações suficientes para parar toda a equipe e reunir-se semanalmente.
Por outro lado, as reuniões mensais não criam frequências suficientes para cobrir todas as mudanças.
Por isso, é preciso encontrar a frequência certa para cada tipo de reunião. Quinzenalmente pode ser uma reunião mais estratégica e, trimestralmente uma reunião para unir as pessoas, dar boas notícias e manter a inspiração em alta.
#3. Seja transparente
Cada CEO de empresa é diferente. Mas a história nos mostra que, quanto mais as pessoas sabem o que está acontecendo, mais elas se sentem inspiradas para trabalhar.
Por isso, as reuniões servem também para fazer a informação fluir por todos os lados.
É importante fazer com que todos saibam o que acontece. As pessoas não gostam de trabalhar com medo, preocupadas ou alienadas de uma realidade.
#4. Torne-a acionável
A comunicação (ou a falta dela) pode – e vai – quebrar a sua empresa. Por isso, quando estiver planejando uma reunião, pense no que vai fazê-la ser realmente valiosa para todos os participantes.
Se as reuniões não puderem ser convertidas em ações para o dia-a-dia das pessoas, as chances de você estar desperdiçando o tempo das pessoas é muito grande.
Tente responder à pergunta: será que essa reunião será refletida, de alguma maneira, em ações úteis?
Deixe claro para as pessoas o que você espera delas em uma reunião.
#5. Terceirize as pequenas coisas
Deixe o RH cuidar dos aniversários, e todas as coisas divertidas como prêmios para grandes metas alcançadas. Isso vai permitir com que o CEO se mantenha focado nos negócios e na entrega de insights sobre os objetivos da empresa.
Não centralize tudo em você. Seja você o CEO, diretor, executivo, gerente, coordenador, ou o que for, nunca deixe tudo sobre as suas costas. Delegue para outras áreas as partes pertinentes e, concentre nos novos objetivos de negócios.
Quando tiramos o peso das costas de todos os detalhes, ficamos livres para pensar em todos os pontos importantes que precisamos tratar nas reuniões.
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Este artigo foi adaptado do original, “5 Ways to Get More From Your Meetings”, da Inc.
