Quantas vezes você já perdeu uma tarefa por um e-mail em cima de hora? Aqui está como resolver isso
Quantas vezes você já teve uma conversa parecida com essa:
Seu coleha de trabalho: você conseguiu fazer a tarefa X? Precisamos do relatório agora.
Você: não. Quando foi que você me avisou sobre ela?
Colega: eu enviei um e-mail sobre isso há 30 minutos.
Obviamente essa é uma situação extremamente frustrante. Como passar um pente fino nas dezenas de e-mails que você recebeu na última hora só para encontrar a mensagem sobre a sua tarefa?
E se você usar uma metodologia de produtividade e verificar o e-mails somente algumas vezes ao dia, você sequer viu a mensagem.
Esse é um dilema comum. Para resolver essa questão, Cyrus Stoller tem um conselho simples:
- Se você precisa de algo feito em 30 minutos, ligue para a pessoa.
- Se você precisa de algo feito em 2 horas, mande um SMS para a pessoa.
- Se você precisa de algo feito durante o dia, mande uma mensagem instantânea para a pessoa.
- Se você precisa de algo feito dentro dos próximos 2 dias, mande um e-mail para a pessoa.
Enquanto algumas dessas variáveis podem mudar, dependendo de como o seu escritório funciona, a lição que fica é fundamental: o e-mail não deve ser o padrão para aquilo que precisa ser tratado em tempo real.
Aqui estão algumas coisas que você deveria tentar para fazer isso funcionar:
- Configure um e-mail de resposta automática que diz às pessoas como entrar em contato com você se o assunto precisa ser tratado dentro das próximas 2 horas, ou menos.
- Se você se depara com e-mails pedindo ação em tempo real, lembre educadamente que você preferia esta mensagem via fone, ou SMS, uma vez que você pode não receber o e-mail a tempo.
Por fim, lembre a todos que um sistema como este realmente é um ganha-ganha. Ninguém está acorrentado a suas caixas de entrada e uma tarefa urgente nunca será perdida.
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Este artigo foi adaptado do original, “When You Should (and Shouldn’t) Send an Email: The New Office Communication Rules”, do The Muse.
