Durante a leitura de Time Warrior, excelente livro sobre gerenciamento de tempo, de Steve Chandler, encontrei quatro capítulos que resumiam tudo o que já aprendi em testes de gerenciamento de tempo na minha vida. Em um mundo onde mais e mais pessoas imaginam que tem que fazer mais coisas para conseguir aquilo que desejam, o livro, assim como tudo o que é abordado sobre este tema, é uma excelente maneira de se educar para trabalhar nesses tempos modernos. Utilizando as simples dicas a seguir, você já conseguirá ter um melhor controle sobre o sem tempo, ou melhor, sobre os seus problemas, como bem define Chandler no livro.
1. CAPTURE O PROBLEMA
Nunca pegue um problema e coloque-o na sua cabeça. Registre o problema no papel e esqueça-o. Só lembre-se dele quando for planejar a conclusão das suas próximas atividades. Muitas pessoas conduzem seus dias armazenando todos os problemas que aparecem diariamente, nas suas cabeças. Elas possuem a crença de que seus cérebros possuem uma grande capacidade de armazenamento, enquanto a realidade é justamente a contrária. O nosso cérebro possui muito espaço, mas a parte responsável pela tomada de decisões e resolução de problemas possui um espaço muito curto. A parte do nosso cérebro que é responsável pelas nossas decisões, fica sob a nossa testa, logo acima dos nossos olhos. É só este “pedacinho da cabeça”, onde armazenamos tudo o que precisa da nossa decisão para ser concluído. Assim, a melhor maneira de lidar com novos problemas é recebê-los e armazená-lo em outro lugar de forma organizada.
Quando recebo um e-mail com um problema a ser resolvido, rapidamente abro minha lista de tarefas e lanço lá as tarefas que precisam ser priorizadas. Esqueço o problema e volto para fazer aquilo que já havia determinado como importante para mim.
2. REDEFINA O PROBLEMA
Existe um pânico geral em relação a resolver problemas. Parece que quando surge um problema na nossa vida, algo de errado está acontecendo. Não é bem assim. Um problema é uma questão, apenas isso. Lembre-se daqueles problemas de matemática que resolvíamos na escola. Recebíamos o problema, que era somente uma pergunta, e tentávamos resolvê-lo. Pronto. O mesmo acontece hoje. Nossos problemas são nossos projetos. Estamos construindo a nossa casa (nosso projeto), até que de repente aparece um problema: “Faltam 2000 tijolos para terminar de construir as paredes.” Tomamos nota do problema e o redefinimos, propondo uma ação imediata: “Comprar tijolos.” Recebemos o problema e o resolvemos automaticamente. Existem problemas mais complicados, tanto na matemática como na vida real, mas somente o exercício de tentar resolvê-los, dia após dia, é que nos dará a prática para solucionar problemas maiores a cada vez.
Quando recebo um problema, logo o redefino e proponho uma solução. Após isso anoto, delego ou resolvo-o logo de cara. Quanto menos tempo gasto me “pré-ocupando”, me ocupo fazendo aquilo que precisa ser feito.
3. PEÇA POR AJUDA
Às vezes um problema não pode ser resolvido apenas por nós e precisamos pedir ajuda de outras pessoas. É nesta hora que entra em cena o nosso poder de delegação. Sabe quando um jogador de futebol é chamado de “fominha” pelos outros, quando fica carregando a bola sozinho pelo campo, para fazer o gol. Pois é, temos que ter cuidado para não sermos “fominhas” por problemas e tentarmos sozinho realizar tudo. Peça ajuda de outras pessoas. Após receber um problema, anotá-lo e redefini-lo a fim de verificar tudo o que precisa ser feito para ele ser resolvido, trabalhe em sua delegação. Pegue algumas das tarefas e passe para as pessoas que possam lhe ajudar. Assim, você multiplica o seu tempo e terá a sua tarefa concluída em um tempo muito menor do que se somente você tivesse tocado o “projeto”.
Costumo usar no meu dia a dia a metáfora do futebol, sempre que recebo um problema na minha caixa postal. Ou eu “passo a bola” para outro ou eu “faço o gol”. Nunca eu fico segurando a “bola” comigo. Resultado disso é que sempre que termino de checar e-mails a minha caixa postal está vazia e a minha lista de tarefas nunca está atrasada.
4. FOQUE NA CONCLUSÃO
Profissionais e empresas atualmente são reconhecidos pelo seu poder de conclusão. De nada adianta seguir as dicas anteriores, se você não mantiver o foco na conclusão dos seus “projetos”. Já imaginou iniciar o projeto de construção de uma casa e deixar uma das paredes inacabadas, simplesmente porque faltaram tijolos para terminá-la? Muitas pessoas deixam as suas tarefas concluídas em 80% dizendo que agora só falta isso ou aquilo. Assim elas ficam com várias tarefas que nunca são concluídas, por faltar apenas vinte minutos para terminá-las. Cinco tarefas de vinte minutos somadas se tornam mais de uma hora de tarefas para serem finalizadas.
Sou um apaixonado por entregar e colocar ponto final em tudo o que faço. Por isso, organizo o meu dia para não ler mais e-mails ou entrar em redes sociais enquanto não termino aquilo que precisa ser feito. O foco é total na conclusão.
IGNORE O MUNDO E CONCLUA
Não se preocupe em satisfazer as expectativas que os outros cultivam pela sua vida. Você não tem o menor controle sobre o que os outros pensam sobre você. Decida o que é importante e faça. Conclua. Irão chegar pessoas até você com inúmeras urgências, mas o nosso papel como “guerreiros do tempo” é gerenciar essas urgências e levar calma para aqueles que ainda não encontraram a paz em controlar suas próprias vidas.
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