Adivinhe, sem olhar, quantos e-mails você tem em sua caixa de entrada. O número provavelmente é bem maior do que você imagina. Isso porque costumamos não ligar muito para isso e acabamos deixando a tarefa de organizar a caixa de e-mails sempre para o dia seguinte. Para que você não deixe de ler e responder nenhuma mensagem importante, o site da Entrepreneur elaborou três dicas rápidas, práticas e eficientes. Que tal fazer uma faxina… hoje?
1. Use e abuse da caixa de rascunhos
Pegue os e-mails mais antigos da sua caixa de entrada e selecione-os, um a um, de acordo com o seu destino. Algum deles precisa ser respondido ou encaminhado? Há algum anexo para salvar no computador? Esse é um passo importante para não deixar nenhum e-mail importante esquecido nas últimas páginas. Se for lixo, exclua-o já!
O que acaba acontecendo é que, muito frequentemente, precisamos de tempo e concentração para responder certas mensagens. É aí que entra a utilidade da caixa de rascunhos. É só abrir o e-mail, começar a fazer o que precisa e clicar em “salvar rascunho”. O início de sua resposta (e a mensagem original) ficará salva, e você poderá apagar o e-mail da caixa de entrada.
2. Reserve 15 minutos do seu dia para responder todos os e-mails da caixa de rascunhos
Podem ser 15 minutos ou 15 horas, mas não deixe de dedicar uma parte do seu dia para esvaziar a caixa de rascunhos e se livrar disso. O importante é ter foco e não ficar acumulando e-mails para depois. E tente não se distrair com as novas mensagens que chegarem: uma coisa de cada vez.
3. Preste atenção nos e-mails prioritários
Quando se trata de assuntos urgentes, nada melhor do que um telefonema, uma mensagem de texto ou até mesmo um encontro pessoal. Quando nenhuma dessas alternativas for possível, mandar um e-mail poderá resolver o seu problema. Então, sempre que receber uma mensagem com prioridade alta, esqueça os 15 minutinhos diários do tópico acima e responda-a assim que puder.
Outra dica é criar uma assinatura personalizada. Dessa forma, você não precisa escrever seu nome e informações adicionais, como número de telefone e nome da empresa. É uma boa ideia para quem escreve muitos e-mails por dia e acaba se esquecendo de digitar algum dado importante.