Seja honesto: no espaço de uma hora, quantas vezes você interrompe o trabalho para mergulhar em alguma distração deliciosa? Checar e-mails, conferir os últimos posts no Facebook, mandar um torpedo para um amigo… Cinco a dez vezes, seria a minha resposta. A verdade é que a tentação de abrir uma nova janela, responder àquele post no Twitter ou espiar as fotos novas no Tumblr é praticamente irresistível. Existe uma razão para isso, diz Ilya Pozin, empreendedor digital e colunista da Inc. Segundo ele, nós amamos as distrações. Somos praticamente viciados nelas. Mas o empresário faz um alerta: essas paradas, quando em excesso, podem ser fatais para a produtividade. Em artigo para a Inc, Pozin enumerou as sete dicas fundamentais para manter a produtividade e se livrar das distrações.
Desmonte seu projeto em pequenas partes. Não basta fazer uma lista de prioridades: “Montar o website da empresa”, “Aumentar as vendas”, “Criar um programa de benefícios para os funcionários” etc. É preciso desdobrar cada uma dessa prioridades em pequenas tarefas, de maneira que você saiba qual o próximo passo a tomar em cada caso. Dessa maneira, será possível estabelecer um cronograma e colocar cada projeto em movimento.
Evite fazer várias coisas ao mesmo tempo. Resista à tentação de ter e-mail, Facebook, Twitter e mais dez janelas abertas ao mesmo tempo no seu computador. O famoso multi-tasking é extremamente prejudicial ao trabalho. Segundo alguns especialistas, quem pula de tarefa para tarefa fica entorpecido. O efeito seria semelhante ao de uma droga: o raciocínio fica mais lento e a capacidade de decisão vai embora pelo ralo.
Elimine as distrações a qualquer custo. Se não estiver conseguindo completar uma tarefa importante, vale tomar medidas drásticas: trancar a porta, colocar um sinal de “Não perturbe”, desligar o celular, fechar o Outlook e, em casos mais drásticos, sair da internet. Você verá que o trabalho vai fluir com muito mais facilidade.
Determine horários para o e-mail. Escolha dois ou três horários ao longo do dia para ler e responder e-mails. Parar o que está fazendo o tempo todo para conferir mensagens cria um barulho enorme na sua cabeça, diminuindo pela metade a produtividade.
Troque o e-mail pelo telefone. Se você tiver que responder a um e-mail mais de duas vezes, sinal de que é melhor pegar o telefone e resolver de uma vez a questão. Pode ser bem mais rápido e indolor.
Seja o dono do seu tempo. Não deixe que suas atividades diárias sejam controladas por mecanismos externos. Determine sua agenda logo pela manhã e siga o que determinou, na medida do possível. Muita gente começa o dia lendo e-mails e enlouquece tentando resolver tudo ao mesmo tempo. Faça seu cronograma diário e deixe os e-mails para mais tarde.
Faça uma parada a cada 90 minutos. Está comprovado: seu cérebro consome mais glicose do que qualquer outra parte do corpo. Depois de uma hora, uma hora e meia, seu estoque de energia estará esgotado. Não é à toa que as pessoas ficam cansadas depois de longas reuniões. O ideal é fazer um intervalo a cada 90 minutos e recarregar: comer alguma coisa, bater um papo, curtir a paisagem (se houver uma). É bom para o cérebro e para a sua empresa.