O problema das empresas não são as
reuniões, mas a atitude das pessoas com relação as reuniões.

O propósito de uma reunião é decidir alguma
coisa. Todos os outros propósitos não fazem sentido.

As pessoas devem se reunir em uma reunião
para decidir o que fazer, para avançar uma idéia, para desenrolar um conflito
ou gerar um conflito que fará as coisas acontecerem.

Reunião é para decidir!

Eu reuni algumas idéias rápidas e práticas
que eu peguei ali e aqui baseadas na minha convivência com centenas de reuniões
em diferentes empresas de diferentes tamanhos.

É coisa rápida, lá vai:

(1) O decisor final tem que participar de todas as
reuniões. Se o cara que decide não pode participar da reunião, não faça a
reunião. Caso contrário, você terá que fazer uma nova reunião para atualizar o
cara sobre tudo que vocês falaram.

(2) Convide o mínimo de pessoas possível. A real
colaboração acontece quando a reunião tem no máximo três pessoas. Pode reparar
que em reuniões com mais de 5 pessoas, 20% das pessoas falam 80% do tempo, e
50% das pessoas ficam absolutamente em silêncio. Pessoas que não falam em
reuniões não devem participar de reuniões. Dê uma chance para o cara, se ele
repetir o silêncio, não chame mais.  

(3) Decisões não devem esperar uma reunião, se precisa
decidir algo, faça a reunião AGORA! Uma decisão importante não deve aguardar o
calendário de reuniões de staff da empresa para entrar em discussão. Se o bicho
tá pegando, chama a infantaria e a cavalaria, e decide agora!

(4) Cada participante tem que sair da reunião com um
CLARO to-do list. O participante que sai de uma reunião sem um to-do list não
deveria ter participado daquela reunião. Ele perdeu o tempo da empresa, e o
próprio tempo. Todos tem que sair com uma lista de tarefas claras e necessárias
para lidar com a decisão que todos tomaram. Outra coisa, esse negócio de minuta
de reunião é coisa de velho. Gente adulta e responsável não precisa de minuta
de reunião, cada um tem que saber o que tem que fazer sem a o “papai” lembrar.

(5) A reunião tem que terminar no horário programado.
A reunião tem que ser a mais breve possível, mas também não tem que ser coisa
de maluco ansioso. Uma decisão precisa ser tomada, e ela pode afetar o destino
da empresa. Portanto, para que a reunião aconteça rapidamente, você precisa
levar as informações necessárias para decidir para dentro da reunião. As pessoas precisam de fatos para tomar
decisões baseadas nas emoções. Parece piada, mas é assim que funciona.

(6) Esteja preparado para desafiar e ser desafiado. Se
vamos decidir alguma coisa, que seja uma decisão sobre algo corajoso,
audacioso, inovador e arrojado. Que marketing desafie os resultados de vendas, e vendas não fique com mimimi porque o marketeiro deu porrada; que vendas desafie os números apresentados por marketing, e marketing não fique com medinho porque vendas colocou o dedo na ferida; que TI desafie a
diretoria da empresa, que a diretoria da empresa desafie o projeto mais do
mesmo do cara da logística, e assim por diante e vice-versa. Afinal, vocês são adultos ou não são??? Pelas minhas contas, uma criança de 5 anos hoje está muito mais preparada para receber feedback do que muito marmanjo de gravata circulando por ai. 

(7) As respostas tem que ser sempre “Sim!”,
e nunca “Não, mas…”. NUNCA CHAME um cara negativo para participar de
uma reunião. Uma reunião entre seres humanos tem que ser PRÁ CIMA, ULTRA
OTIMISTA, ILUMINADA. O FDP negativo e roda presa que só vê problemas nas
sugestões dadas pelos outros e NUNCA apresenta soluções deve ser banido.

(8) Se a reunião é longa, faça paradas a cada 30 minutos.
De quanto tempo você precisa para decidir se deve comprar um jatinho de 10
milhões de reais??? Segundo um amigo que vende jatinhos corporativos, você precisa de 15
minutos. 30 minutos é tempo mais do que o suficiente para decidirmos alguma
coisa. Além do mais, faça as paradas de 30 minutos para liberar as pessoas para
checar emails, fazer telefonemas etc. O uso de gadgets enquanto rola reuniões
nesse modelo que eu estou sugerindo é PROIBIDO. A não ser para checar
informações necessárias para decidirmos. O FDP que atender uma ligação no meio de
uma reunião de 30 minutos para falar sobre um assunto que não tem a ver com a reunião está despedido!

(9) Faça a lição de casa da última reunião antes de
entrar na reunião. Cara, não me obrigue a fazer uma reunião para revisar a reunião
da semana anterior. É piada! O follow-up das coisas tem que rolar quando tiver
que rolar e não deveriam precisar de uma nova reunião. A nova reunião deve
acontecer porque novas coisas precisam ser decididas. PORTANTO, esteja sempre
preparado e atualizado com relação a sua lição de casa.

(10) Traga soluções, e não problemas. Você já sabe que
o tema da reunião é como vamos aumentar as vendas sem reduzir a margem. Traga
pelo menos três idéias práticas e embasadas de como fazer isso. Não venha
perder o meu tempo com desculpas furadas sobre a impossibilidade de fazer. Seja
criativo, e encontre um jeito.

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