Existem duas entidades que podem falir a sua empresa. A principal é você mesmo. A outra é o seu contador. Sim, um contador é capaz de falir sua empresa ou de, na melhor das hipóteses, lhe dar bastante dor de cabeça. E caso você não saiba, sua empresa é obrigada a ter um contador (exceção para a maioria dos casos do MEI – Micro Empreendedor Individual).
Mas atenção: apenas os contadores ruins podem falir sua empresa!
Sabe aquele sujeito camarada que cobra bem baratinho? Há grande probabilidade que ele se encaixe nas questões abaixo. Os bons contadores não representam mal algum para sua organização!
Veja algumas das formas que você pode se dar mal por causa de um contador ruim e como evitá-las:
1. Não declarar as notas fiscais ou emitir errado o guia de recolhimento. Esta talvez seja a forma mais comum. Você emitiu suas notas fiscais e enviou para ele no início do mês seguinte. Aí por algum acaso do destino (erro dele) ele esqueceu de fazer a declaração destas notas e não emitiu a guia de recolhimento do imposto. Ou então, emitiu a guia no valor errado.
Exemplo: sua alíquota de imposto é de 6% sobre as vendas e por alguma falha no sistema do contador foi considerado 5% apenas. A guia do imposto virá num valor menor e consequentemente você vai pagar o valor a menos. Isso significa que você está devendo para o governo!
Como evitar: Para evitar este tipo de erro você deve saber qual sua alíquota de imposto e, ainda, fazer o cálculo por conta própria. Se o valor que for enviado para você pagar destoar do que você calculou, ligue imediatamente para seu contador!
2. Não cumprir o prazo de declaração das notas fiscais. Este problema também é relativamente comum. O contador tem um prazo para declarar ao governo as notas que foram emitidas (até o vencimento do tributo). Eventualmente, por alguma desorganização, ele pode atrasar esta declaração ou mesmo lhe enviar o boleto para pagamento depois da data de vencimento. Isso significa que você vai ter que pagar multa e juros e ainda ficar pendente perante os órgãos competentes até o valor ser quitado.
Observação importante: se você não enviar a documentação necessária dentro do prazo, a culpa torna-se sua!
Como evitar: Primeiramente você deve enviar toda a documentação dentro do prazo necessário. Sobre este problema você não tem muita influência. Se acontecer, o contador é responsável por pagar a multa e os juros (na parte 2 explicamos melhor sobre isso).
3. Não fazer as declarações obrigatórias. Além de contabilizar notas fiscais, o contador tem outras obrigações perante a lei. Existem várias declarações acessórias que sua empresa é obrigada a entregar (varia pra cada tipo de empresa), como por exemplo, DASN, DIPJ, SESIP, etc.. Se o seu contador não fizer tais declarações, novamente você vai ficar com pendências, portanto não conseguirá tirar uma Certidão Negativa de Débitos e, ainda incidirá multas e juros.
Como evitar: Uma forma de evitar que isso aconteça é pedir ao seu contador a listagem completa de todas essas declarações e seus respectivos prazos. Você pode colocar na sua agenda para enviar aquele e-mail camarada do tipo “e aí, tudo certo com a declaração XYZ?”.
4. Não haver uma mensalidade única e fixa. Muitos contadores fazem um contrato no qual você paga um valor mensal relativamente baixo e a cada declaração feita você paga um valor a mais. Não há nada de errado, mas isto acaba com o planejamento da sua empresa, pois você nunca sabe quando haverá uma declaração extra e nem quanto ao certo será cobrado. Sem falar que isso piora o relacionamento entre vocês, pois você pensa que o contador está “inventando declarações e cobrando o olho da cara por este trabalho”.
Como evitar: No contrato com o contador deve estar fixado um valor fixo que contemple todas declarações obrigatórias e que deixe claro em que momentos será cobrado um valor extra.
5. “Pode deixar que eu pago os impostos pra você”. Esta é a pior de todas! O seu contador, muito prestativo, oferece de pagar os impostos por você e no mês seguinte ele envia o valor junto com os honorários. Dois potenciais problemas: o primeiro é ele se esquecer de pagar o valor. Aí, malandramente, no mês seguinte ele já te manda o valor com os juros e multas correspondentes para você pagar, sendo que ele quem deveria pagar, pois o erro foi dele. Ou pior: ele nem perceber que deixou de pagar e este valor ficar em aberto durante muito tempo.
Segundo potencial problema: ele “esquecer” de pagar. Sim, existem contadores falcatruas (na parte 2 falaremos deles). Você paga pra ele e ele não paga os impostos e quando você vê está com uma dívida gigante!
Como evitar: jamais, em hipótese alguma transfira a responsabilidade de pagar o imposto para o seu contador. Ele emite o boleto e você faz o pagamento. Nem que o seu contador seja sua mãe, não terceirize esta função, pois o principal prejudicado será você!
Existem ainda outras formas que um mau contador pode lhe dar dores de cabeça, mas não quero que você passe o resto da vida lendo este post. Na parte dois mostraremos outros cuidados que você deve ter com a contabilidade e ainda algumas histórias tristes, mas reais, de pessoas que se ferraram (desculpe a palavra) por causa de seus contadores.
Mas lembre-se: tudo isso só vai acontecer se você não contratar uma empresa séria de contabilidade!
Obs.: Este post foi escrito com o auxílio dos profissionais da Marmo Contábil.
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