Quando um dia de trabalho começa, a energia para tocar projetos e riscar da lista as tarefas da semana está em seu nível máximo.
Só que, conforme as horas e os dias da semana vão passando, a produtividade começa a cair. Há até aquelas noites em que se vai dormir com um sentimento de que as horas passaram e quase nada foi feito.
Não é fácil manter o pique e não deixar o ânimo arrefecer. Mas algumas táticas simples ajudam a vencer o cansaço e as distrações, aponta a empreendedora Elizabeth Grace Saunders, fundadora da consultoria Real Life, especializada em recursos humanos.
Ela revelou, em artigo publicado no site do Young Entrepreneur Council, quais são seus dez passos para não deixar a peteca cair.
1 – Ordene atividades
Faça uma lista de atividades diárias colocando as mais importantes no início do dia – e no começo da semana. Assim, tarefas menos urgentes podem ser adiadas para outro dia, se houver um imprevisto.
2 – Pare para refletir
Afastar-se do computador para pensar em como resolver um problema ou responder a um e-mail complexo não é procrastinar. Essa pausa para reflexão é bem produtiva, e pode ser acompanhada de um lanche ou pequena caminhada.
3 – Dê-se uma folga
Para manter a motivação e mudar de canal para uma tarefa diferente, dê-se um tempo de intervalo para responder a e-mails pessoais, fazer um lanchinho ou se alongar um pouco.
4 – Fatie grandes projetos
Ao começar um projeto que tomará horas do dia, rabisque um miniplano com todos os passos a serem cumpridos. E cumpra cada etapa no prazo estipulado, para não estourar o tempo que foi planejado para o projeto.
5 – Avalie seu tempo
Se um projeto começar a se estender mais do que o previsto, avalie se vale mais a pena terminá-lo ou seguir em frente com outra tarefa ou se é melhor deixá-lo bom o suficiente e retomá-lo quando der tempo.
6 – Abra espaço para pequenezas
Pequenas tarefas, como assinar cheques ou marcar compromissos, podem ser realizadas em “bolsos” de tempo entre as atividades programadas.
7 – Defina prazos
Se deixar uma mensagem de voz para alguém, anote na agenda um prazo para retomar o contato. Quando tiver uma tarefa, defina qual é o deadline para cumpri-la e quando é preciso começar. Documentar os próximos passos é essencial para ser produtivo.
8 – Crie urgência
Pense em tarefas extras que seria bom encaixar no dia ou na semana. Esse excedente é um fator motivador para testar seus limites e impede o hábito de se alongar em atividades por saber que não há nada para fazer depois.
9 – Meça a sociabilidade
Marque reuniões e conferências nos dias em que seu humor está bom para socializar e trocar ideias. Quando se está cansado de estar entre pessoas, é mais produtivo trabalhar sozinho.
10 – Chame o inspetor
Saunders conta que tem quatro funcionários que a motivam a ser produtiva porque sabem quais são as tarefas que ela tem de cumprir e o que ela está fazendo no momento. “Eu me comprometo a ser transparente com eles sobre o que realmente estou fazendo e eles me encorajam a terminar tudo”, afirma a empreendedora.