por Raquel Rezende

Muitos empreendedores à frente de micro e pequenos negócios acreditam que informatizar a administração da empresa só é possível depois que ela crescer muito e virar uma grande companhia. E, ainda, que essa possibilidade só se encaixaria no orça­mento de uma empresa altamente lucrativa. Entretanto, existem no mercado opções destinadas à MPEs que possibilitam um ERP (Enterprise Resource Planning) eficiente por um preço adequado ao orçamento das pequenas. Há uma tendência das melhores práticas de gestão que incentiva a escolha cada vez mais cedo de um software gerencial com o forte argumento de que essa decisão será vital para o crescimento dos negócios.

O ERP, sigla em inglês que se refere ao sistema que integra todos os dados e pro­cessos de uma empresa, permite às MPEs ter uma visão ampla sobre o andamento da ges­tão de forma ágil. Na avaliação do consultor do Sebrae-SP, Fábio de Paula Augusto, um eficaz ERP traz a possibilidade de consoli­dar informações estratégicas dentro de uma plataforma eletrônica, gerando relatórios administrativos; auxilia na tomada de deci­são baseada em conhecimento gerado pela gestão das informações encontradas no ERP; padroniza os processos, definindo as infor­mações relevantes e a forma de alimentação da ferramenta e proporciona ganho de tem­po para o raciocínio estratégico do empresá­rio, uma vez que os processos encontram-se padronizados no sistema.

Mas Fábio acrescenta que a implantação de solução ERP para as MPEs pode ser one­rosa por dois motivos: a maturidade e o pre­paro necessários dos processos da empresa para implementar este tipo de ferramenta e os recursos financeiros que a mesma deve dedicar para a transição de uma gestão tradi­cional para uma gestão mais disciplinada. Por meio da ferramenta tecnológica Sebraetec, o Sebrae aproxima a MPE de soluções tecnoló­gicas encontradas em institutos e empresas de tecnologia. A instituição oferece projetos de aperfeiçoamento tecnológico com carga horária máxima de 400 horas, subsidiando 80% do projeto para a MPE. “A solução Se­braetec apoia a MPE não só com recursos fi­nanceiros, mas também com conhecimento para ajudá-la nesta transição”, destaca.

A SAP, companhia alemã especializada em aplicações de software empresarial, ofer­ta soluções de ERP adaptadas ao faturamen­to das MPEs. A SAP começou no Brasil aten­dendo as grandes corporações, entre elas, Petrobras e Vale, uma lista com cerca de 500 grandes empresas. O tempo de vivência da SAP no Brasil mostrou que existe um gran­dioso mercado de médias e pequenas em­presas a ser explorado. E, somente no último trimestre deste ano, a SAP teve crescimento de 107%, em relação ao ano passado, ofe­recendo soluções de gestão para as MPEs. Sandra Vaz, vice-presidente de vendas para ecossistema e canais da SAP, revela que 70% da receita da SAP vem das MPEs.

Para conquistar esse público, a SAP ofe­rece o SAP Business One, soluções de ERP, no formato tradicional para ser instalado na máquina do cliente e também outra opção para funcionar na nuvem. Sandra explica que a solução tradicional é voltada para em­presas que faturam acima de R$ 10 milhões anualmente. E a alternativa de ERP para fun­cionar na nuvem atende empresas pequenas que faturam até R$ 1 milhão por ano. “As MPEs interessam muito à SAP, pois são cerca de 440 mil empresas que podemos oferecer nossos serviços”, destaca Sandra.

De acordo com informações da exe­cutiva, que acumula mais de 20 anos de experiência no setor, cerca de 200 clientes pequenos e médios usam a opção na nu­vem da SAP pelo baixo custo, rapidez e fa­cilidade. “Por R$ 300,00 mensais, a pequena empresa já pode contar com o programa de gestão, pois é uma opção acessível que aco­moda bem empresas desse porte”, afirma. Segundo ela, a SAP consegue implementar a solução na nuvem no prazo de um mês. Atualmente, a companhia desenvolve ações para diminuir o tempo para 10 dias e depois para dois. “Estamos construindo melhores práticas para implantação do software.”

O ERP proporciona informações contá­beis e dados financeiros transparentes, com fechamento mensal, e através desses dados é possível avaliar a produtividade da empresa, ressalta Sandra. “A partir do momento que a empresa dispõe da solução, ela ganha agili­dade, pois o ERP fornece ferramentas que permitem acompanhar as vendas do dia de forma on-line, além disso, disponibiliza ou­tras informações valiosas que demonstram o desempenho da empresa”, enfatiza. Dessa forma, acrescenta Sandra, o empresário usa o tempo disponível para aprovar propostas e pedidos através do celular, com informações importantes disponíveis para tomar decisões em pouco tempo, conseguindo dedicar mais tempo para outros aspectos do negócio.

Na visão da executiva, é importante que o empreendedor pense em tecnologia como um investimento. Ela observa que os jovens empreendedores, cada vez mais, começam as suas empresas com uma tecnologia ade­quada e possuem o controle das informa­ções e isso contribui para o crescimento do negócio. “Quanto antes buscar isso mais sus­tentável será o crescimento da empresa.”

O consultor do Sebrae-SP complementa que preparar a cultura de gestão da empresa com a melhoria dos processos e controles atuais, implantando padrões básicos neces­sários para uma gestão mais profissional e preparando as pessoas nessa filosofia de controles e rotina de processos é um dos primeiros passos para informatizar a admi­nistração da empresa. Após construir esse alicerce, a MPE pode estar mais confiante para investir na informatização da gestão do negócio. “Porém, o melhor momento deve estar aliado à avaliação de oportunidade que o investimento trará para a empresa no que diz respeito a aumento de produtividade, di­minuição de desperdício e redução de cus­tos de produção”, destaca.

A TOTVS, uma das maiores desenvolve­doras de sistemas de gestão integrada (ERP), é outra que criou soluções para atender a ne­cessidade das pequenas e médias empresas. “O objetivo é que as MPEs transformem sua gestão em um curto espaço de tempo, cerca de 90 dias. Mesmo porque, em geral, elas não têm capacidade de investimento para suportar projetos longos, com alto envolvi­mento de seus times por 6, 12 ou 18 meses”, afirma Gilsinei Hansen, vice-presidente de sistemas e segmentos da TOTVS.

Através do TOTVS Eficaz, a companhia promete entregar uma solução especializa­da, com acompanhamento do crescimento da empresa ao longo dos anos. “Os clientes poderão implantar funcionalidades comple­mentares de acordo com o crescimento e maturidade da empresa sem a necessidade de trocar de software”, esclarece Hansen.

Ele complementa ainda que a TOTVS disponibiliza 28 diferentes pacotes de solu­ções de ERP que incluem ferramentas para integração do back office da empresa às soluções especializadas da TOTVS para os segmentos de manufatura, varejo, distribui­ção, logística, educacional, agroindústria, construção, projetos, saúde e serviços. “Os pacotes são comercializados em condições especiais. O pagamento pode ser feito em até 12 vezes e a implantação é rápida.”

Hansen explica que a TOTVS está inves­tindo neste perfil de solução por entender que a decisão de implantar um software de gestão ocorre cada vez mais cedo na vida das empresas. “E essa é uma decisão chave para o crescimento da empresa e de reflexos no longo prazo”, enfatiza. Por isso, segundo Hansen, a companhia busca trazer as me­lhores práticas de gestão de cada segmento na experiência com mais de 27 mil clientes atendidos, entre eles grandes e médias em­presas, para impulsionar o crescimento e sustentabilidade empresarial das PMEs.

Um projeto de implementação rápido e assertivo que proporcione as funções es­senciais que irão produzir resultados para a PME no curto prazo integra o propósito da TOTVS ao oferecer o TOTVS Eficaz. “A fer­ramenta gera resultados e benefícios já du­rante o fluxo de pagamentos da solução, as­sim os benefícios econômicos gerados pela implementação da solução ajudam a custear o próprio investimento. Talvez, seja este um dos diferenciais mais importantes da estraté­gia de oferta da solução”, destaca Hansen.

Na prática, diz Hansen, o TOTVS Eficaz automatiza os principais processos de ges­tão da empresa. “No módulo Eficaz Hos­pital, além dos processos de faturamento, não integradas poderia dificultar o processo de evolução posterior. “Então o fornecedor deve ter capacidade de entregar uma solu­ção completa, modular e que possa crescer com a empresa”, orienta.

Para Nodari, há boas opções de ERP para que a micro e pequena empresa possa se informatizar e se organizar. “O mercado está maduro e apresenta soluções bem robustas. As opções de ERP no modelo em nuvem estão se tornando mais comuns, o que é certamente uma tendência e já se encontra opções verticais segmentadas e opções mais horizontais e abrangentes”, afirma. Nodari observa que ERP é investimento e, como todo investimento, deve se pagar e gerar eco­nomia ou mais receita. “Mas de qualquer for­ma, a solução em si também não é cara, pois temos muitas opções com bom custo-bene­fício que cabem no orçamento de qualquer empresa para que ela consiga automatizar seus processos e gerenciar seus recursos”, diz. No entanto, ele alerta que se o empre­sário olhar simplesmente para o custo, sem considerar a economia gerada ou vantagens competitivas obtidas, o investimento inicial em TI pode parecer alto quando somados preços de equipamentos e serviços de rede. Por isso, o formato em nuvem se torna mais vantajoso. “Além disso, em modelos de assi­ financeiro e contábil serem informatizados, o projeto contempla os processos e funções da gestão hospitalar como recepção, pronto-atendimento, internação e farmácia que for­mam o núcleo de processos de um hospital”, exemplifica. Pois, muitas vezes, segundo ele, a implementação de um ERP se limita a pro­cessos de retaguarda como a área financeira, pouco atingindo a operação da empresa.

Hansen destaca que a TOTVS traz as melhores práticas de gestão dentro da meto­dologia de implementação do TOTVS Eficaz para antecipar às PMEs benefícios que so­mente a maturidade empresarial traria num processo tradicional, como a correta apro­priação de custos dos produtos, melhoria no giro de estoques, redução do envelhecimen­to de títulos a receber e melhoria do fluxo de caixa da empresa. A TOTVS garante que, após a instalação da solução, os resultados começarão a aparecer em aproximadamente 100 dias, proporcionando o retorno do in­vestimento no curto prazo.

Outra forma de começar a obter os be­nefícios em um período bastante reduzido é indicada por Antônio Nodari, fundador da empresa Organisys, criadora do softwa­re Bling, sistema de gestão empresarial em nuvem. Ele aconselha para quem está começando que é melhor iniciar informati­zando apenas algum processo mais crítico, essencial ou de exigência fiscal da empresa e depois expandir para os demais processos. “Desta forma, é possível observar mais rapi­damente as vantagens, além disso, os custos e riscos iniciais também são minimizados”, estima. Mas, segundo ele, é importante ter a visão do todo, pois a adição de soluções natura, como o Bling, não são cobradas as taxas de implantação, reduzindo ainda mais os gastos iniciais.”

Nodari destaca ainda que a tecnologia da informação automatiza os processos da empresa, diminui os erros, traz mais agili­dade e reduz a necessidade de pessoal para tarefas burocráticas em operações que não agregam valor ao negócio. Outra grande van­tagem, segundo ele, é que a informação ge­rencial para tomada de decisão é produzida automaticamente pelos processos e, assim, é possível ter uma visão de raio-x do negócio, com indicadores de desempenho e acompa­nhamento das tendências.