Fazer um evento pode se tornar uma dor de cabeça para empresários. Por onde começar? Devo investir minha verba, que é curta, nisso? Será que contrato alguém especializado para fazer isso para mim? Essas e outras questões, sem dúvida, ficam martelando na cabeça. De fato, organizar um evento não é tarefa simples, principalmente para quem não tem experiência, e pode sair caro para o bolso do empreendedor.
Falando sobre o tema, outro dia bati um papo com a Adriana Maximo, da Techne Comunicação e Eventos, uma pequena empresa especializada em eventos corporativos que está há nove anos no mercado e tem na lista de clientes grandes marcas como Nycomed, Aché, Gatorade, Danone e Adidas. Sobre a conversa, vou compartilhar alguns pontos e observações importantes.
“O conceito do evento deve estar alinhado com o marketing da empresa”
Isso pode parecer óbvio, mas muitas empresas pecam nesse ponto. Os detalhes fazem toda a diferença. Algumas PMEs não têm um departamento específico para fazer eventos e sofrem também com a ausência de um planejamento de marketing. Mesmo assim, o evento precisa dialogar com as políticas e o posicionamento da marca no mercado. Um exemplo: pega mal uma empresa de saúde servir muitas frituras em um coffee break. Para isso, um bom primeiro passo é pensar detalhadamente a elaboração do evento antes de partir para a execução.
“A questão dos brindes é delicada”
Adriana explica que atualmente há uma política de que alguns segmentos, como o da indústria farmacêutica, não podem distribuir brindes. É preciso prestar atenção nisso. Ao definir um brinde, é importante levar em consideração se a empresa já teve alguma experiência anterior, qual a verba disponível, se o brinde retrata realmente a mensagem da empresa. “O brinde precisa ser criativo, útil, prático e original. E, claro, precisa estar vinculado ao produto”, explica Adriana.
“Cuidado ao utilizar mídias sociais para enviar convites para eventos”
Outro dia recebi um convite para uma coletiva de imprensa pelo Facebook. Não recebi nenhum e-mail, nenhum telefonema, carta, nada. Somente um convite para um evento criado no Facebook. Achei estranho, diferente, inovador, mas estranho. A dica é sempre tomar cuidado com a forma como o convite será feito. “Não se pode perder o tom do pessoal”, diz Adriana. As redes sociais são, sem dúvida, boas ferramentas para divulgar o evento, mas o convite em si precisa ser pessoal, para que a pessoa realmente se sinta convidada. Dessa forma, as chances dela sair de onde está e ir, são infinitamente maiores.
“A sustentabilidade é tendência, mas existe uma diferença entre organizar um evento sustentável e apresentar elementos que sigam essa linha”
Fala-se muito em sustentabilidade. Brindes ecológicos, releases impressos em papel reciclado (sustentável mesmo seria enviar por e-mail). Mas se o objetivo é fazer um evento que levante essa bandeira, é importante fazer direito. Ter uma pessoa que saiba mesmo fazer o cálculo das emissões de carbono equivalentes aos recursos utilizados no evento é um bom começo.
“O barato às vezes sai caro, cuidado com o coffee break”
Outro dia fui a um evento e no coffee break tinha uma mesa linda, com uma infinidade de bolos recheados, uma delícia. O ponto é que não havia talheres e pratos, a proposta era comer os bolos com o guardanapo. Tarefa difícil, as pessoas tentavam equilibrar o doce ao mesmo tempo que seguravam os papéis, a bolsa, o copo… Causou bastante meleca. “O coffee break tem que ser funcional. Além disso, tem gente que não come determinadas coisas, como farinha branca. Colocar frutas é fundamental”, comenta Adriana. A distribuição dos pratos também precisa ser cautelosamente organizada, para que as pessoa não se aglomerarem. Importante também lembrar de distribuir adequadamente os lixos e organizar a equipe que vai recolher os copinhos.