As reuniões são encaradas como eventos chatos dentro das empresas. Veja algumas dicas para reverter essa concepção
Reuniões, em muitas organizações têm suas agendas ocultas e insalubres, conflitos e muita competição, sem o diálogo apropriado.
É cada um por si, com algumas pessoas falando mais alto, muitas vezes defendendo seus pontos de vista, enquanto o resto se sente como se não tivessem voz ativa.
Os participantes saem dessas reuniões, deprimidos, com raiva e seu humor acaba se espalhando por toda a empresa.
Muito se fala que precisamos eliminar as reuniões no local de trabalho, porque elas são tidas como improdutivas.
Talvez haja algumas reuniões que não tenham realmente nenhum valor, mas ao invés de proibir as reuniões, o que precisamos é fazer é transformar esses encontros em coisas mais atraentes, interessantes e úteis para construir as relações que possibilitem a prosperidade no trabalho.
O que realmente precisamos é ter reuniões que permitam aprofundar as relações, onde os participantes ajudam uns aos outros a crescerem e terem sucesso juntos.
Esses encontros teriam atenção e respeito através de todos os pontos de vista como prioridade, permitindo que as melhores ideias para o bem maior da organização surjam.
O potencial produtivo das reuniões
As reuniões têm o potencial para serem produtivas, se estamos dispostos a mudar nossas ideias para uma definição mais ampla da produtividade.
Uma boa reunião poderia aumentar a confiança entre os participantes, promovendo relacionamentos mais profundos e mais conexões de engajamento.
Essas metas precisam de mais esforço do que simplesmente ter uma agenda e querer resultados (embora os resultados também sejam importantes). Com um pouco de planejamento, você pode ter melhores reuniões.
Pondere sobre algumas ideias para começar:
#1. Seja claro sobre suas intenções
Se sua intenção é construir relacionamentos, cultivar participação, bem como sair com algo proveitoso da conversa, certifique-se que você está sendo claro sobre isso.
Considere deixar os participantes saberem a sua intenção para que todos vocês estejam remando na mesma direção.
#2. Considere o espaço da reunião
Você nem sempre tem a chance de escolher onde vai se reunir, mas o espaço em que a reunião será realizada é muito mais importante do que você imagina.
Construir relacionamentos é mais fácil em um local mais relaxado, um lugar em que os participantes possam relaxar em grandes cadeiras confortáveis e janelas arejadas, através de uma mesa redonda (e não quadrada).
Esses são apenas detalhes, mas todos eles contribuem para tornar o espaço informal o suficiente para grandes conversas e construção de relacionamentos.
#3. Defina diretrizes explícitas com base em suas intenções
Você pode seguir essas regras básicas: solicitar para desligarem laptops e dispositivos móveis, para respeitar a ideia de todos.
Leva apenas 1 minuto ou 2 para solicitar que todos cumpram uma diretriz em uma reunião.
Acredite, é possível que as reuniões sejam uma ferramenta de produtividade e relacionamento.
#4. Comece com uma pergunta pessoal
Comece a reunião com uma questão pessoal que cada pessoa na sala pode resolver brevemente.
Mesmo que as pessoas na sala trabalhem juntas, você pode fazer uma pergunta que ninguém sabe a resposta – proporcionando assim novas informações para conversas pós-reunião entre os participantes.
Eles podem achar que têm mais em comum do que pensavam ter. Alguns exemplos de perguntas podem incluir: “Com o que você está comprometido?”, “O que te da alegria?”, “Quais são suas maiores forças”, “Que coisa nova você sempre quis saber?”.
#5. Torne a reunião interativa
Precisa ser um líder corajoso e forte para permitir que os outros falem. Deixe os participantes da reunião saberem que você está mudando a forma como você conduz reuniões, passando de um apresentador para um facilitador.
Você vai precisar levar as pessoas para alguma direção, mas vai mudar para 80% do tempo escutando, e 20% do tempo falando, ao invés de 80% do tempo falando e 20% escutando.
#6. Use grupos de discussões menores
Caso a conversa pareça sufocada, você pode fazer uma pergunta para as pessoas discutirem em grupos menores – duplas ou trios.
Isso é, muitas vezes uma forma mais confortável para as pessoas falarem. Dê-lhe alguns minutos para discutir e depois una todo o grupo em torno da conversa sobre o que foi discutido em grupos menores.
Os relacionamentos são a base saudável para organizações bem sucedidas. Sendo assim, por que não usá-las como uma maneira de construir conexões entre os funcionários?
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Este artigo foi adaptado do original, “Meetings as relashionship-building opportunities”, do SmartBlog.
