Não é novidade pra ninguém que o dia a dia do empreendedor é bem corrido. O problema é que toda essa correria nos leva a cometer erros que podem nos atrapalhar a vender mais ou até mesmo perder clientes.
Todos nós com certeza já cometemos pelo menos um desses erros. Mas fica tranquilo, eu sei que não foi por maldade (certo??). A maioria é sem querer, mas tem efeitos bem sérios. Felizmente podem ser evitados de forma extremamente simples.
Os erros são os seguintes:
1) Não priorizar suas tarefas nem seus clientes
Tratar as tarefas do dia-a-dia e de todos os clientes com a mesma importância pode se tornar um problema. Simplesmente porque algumas tarefas são mais importantes que outras. Tome cuidado para não confundir tarefas importantes com tarefas simplesmente urgentes.
Os clientes, projetos, preços e prazos são diferentes. Então dê o devido peso para cada cliente ou tarefa. Liste todas as tarefas que devem ser feitas e comece a priorizá-las por importância. Isso vai evitar que você cometa o erro seguinte.
2) Perder prazos
Ninguém gosta ou quer perder prazos. Mas ainda sim acontece com uma frequência maior que o desejado. Essa é a maior causa de perda de clientes, já que você acaba não atingindo as expectativas deles.
Divida o projeto em várias etapas e coloque lembretes para cada uma das etapas. Isso vai te ajudar a focar e manter os prazos dos clientes.
Perder prazos é o mesmo que dar tchau para os clientes
3) Esquecer compromissos marcados
Esquecer reuniões, ligações ou visitas a clientes é algo terrível. Imprevistos acontecem, mas são poucas as situações onde realmente você não poderia ter feito nada.
No caso de perder ou esquecer algum compromisso, você pode ser visto de 3 maneiras pelo cliente: você tem um grande descaso por ele; você é desorganizado ou você é bem azarado. Vamos torcer para só te acharem azarado! Caso contrário, há grandes chances de ele não gostar muito.
Assim como a dica para não perder prazos, organize todos os seus compromissos e coloque lembretes para todos eles.
4) Não saber detalhes dos seus clientes
Esse é um detalhe importante que a maioria não se preocupa tanto. Durante toda a negociação e andamento do projeto surgem muitos detalhes e pedidos. É importante documentar todas essas informações para conseguir atender as expectativas dos clientes, mas principalmente em caso de trocar a pessoa responsável por aquele contato.
Com tudo documentado, você evita perder informações importantes e entregar algo diferente do que foi pedido. Anote coisas como: de onde veio o contato, problemas que o cliente quer resolver, datas e resumo das reuniões e o que foi combinado nas negociações. É possível ser breve e ainda manter essas informações bem organizadas.
Todos esses erros podem ser evitados através de um controle bem feito dos clientes. Tanto das informações quanto dos compromissos com cada um deles.
Se você já se pegou cometendo algum desses erros ou tem medo de cometê-los, uma dica é fugir das planilhas e procurar sistemas para te ajudar com isso. Mas fique atento a 3 características básicas que eles precisam ter para realmente te ajudar:
- Ser online – isso vai te permitir acessar suas informações de qualquer lugar e evitar vários arquivos perdidos pelo computador (arquivos do tipo: planilhaclientes_junho2010_versaofinal2.xls)
- Permitir priorização das tarefas dos clientes – como disse lá em cima, você precisa conseguir priorizar as tarefas e saber por onde começar a trabalhar
- Ter lembretes – essa é uma funcionalidade fundamental. Colocando lembretes para as tarefas, você pode se concentrar nas atividades e não ficar preocupado em ter esquecido de fazer algo.
Aqui na Empreendemia chegamos a usar planilhas por muito tempo, mas acabou se tornando uma armadilha. Os arquivos ficaram muito grandes, com muita gente acessando e qualquer alteração era necessário revisar e corrigir as fórmulas.
Com certeza algumas pessoas e empresas funcionam bem com planilhas (e como dizem por ai: time que se ganha não se mexe!), mas nós mudamos e tivemos um ganho de performance muito grande. Por mais que a planilha funcionasse, ainda gastávamos mais tempo do que deveríamos.
Pensando nisso, nós criamos uma forma de organizar os clientes de forma bem simples e eficiente, pensando nessas 3 características acima. O Empreendekit é uma ferramenta de gestão que te permite cuidar dos seus contatos e clientes de forma bem simples.
Tudo isso de uma forma super simples, pensada especificamente para ajudar no dia-a-dia da gestão de pequenas e microempresas empresas.
Para saber mais sobre o Empreendekit clique aqui.
Abraços,
Gabriel (me organizando pra não cometer mais esses erros)
————————————————————
Veja também:
- Os erros mais comuns na hora de planejar um negócio
- Caso de Empreendedorismo: Os erros mais comuns na análise SWOT
- Dica diária ao empreendedor 72: Como perder um cliente em 10 segundos
