Não tem jeito: fazer reuniões é praticamente inevitável. Mas é possível, sim, esquivar-se dos encontros longos demais (e com produtividade de menos) e criar ambientes em que todos possam trocar experiências e inovar. A empreendedora em série Arielle Patrice Scott, CEO da empresa GenJuice, conseguiu calibrar as reuniões de modo que os funcionários se animem para esses eventos. No site do Young Entrepreneur Council, ela conta como realizou a façanha.
1. Mantenha a fome (falando metaforicamente)
A comida pode mudar uma reunião completamente. É por isso que diversas startups estão distribuindo felicidade e disfarçando encontros chatos com o tão respeitado almoço. Ao contratarem serviços de bufê diferentes, como um menu coreano ou hambúrgueres orgânicos, essas empresas dão aos funcionários a chance de trocar experiências com outras pessoas da equipe e revisar partes críticas do negócio ao mesmo tempo em que consomem uma boa refeição.
2. Fique de pé
Você já deve ter ouvido falar sobre as reuniões em que as pessoas não se sentam – desconfortáveis, elas tendem a passar menos tempo falando. Aqui, eficiência é a palavra de ordem. A razão pela qual as reuniões têm uma reputação tão ruim – e são odiadas pelos seus colaboradores mais produtivos – é que elas jogam muito tempo no lixo. Então, ficar de pé maximiza o tempo de reunião e permite que todos voltem rapidamente ao que estavam fazendo.
3. Use a criatividade
O “burnout” (transtorno psicológico ligado ao trabalho que leva à exaustão e à falta de motivação) tem atingido muitos profissionais. Como você diminui a velocidade e reduz o “burnout” na sua empresa? Assegure-se de que todos estão se divertindo e até sendo bobos. Isso funciona bem para empresas como Zappos ou Google e pode ser ótimo para times menores. Na empresa de Arielle, toda sexta-feira, eles se juntam para uma grande apresentação. Ligam o projetor, pegam alguns drinques e dão a todos a chance de mostrar o que estão fazendo. Isso pode significar assistir a uma lista de vídeos engraçados no YouTube ou divertir-se com jogos. Reunir-se assim, de maneira descontraída, alivia uma semana tensa – e dá às equipes uma chance de mostrar seu trabalho.
4. Delegue para o software
Reuniões não precisam acontecer em carne e osso. Há muitas ferramentas colaborativas que podem ajudar a encaminhar os assuntos sem perder tempo (ou gastar com deslocamento). Passar as ideias para uma pessoa via Google Drive antecipa bastante coisa antes de um encontro real. E o time pode pensar em soluções criativas antes de se unir a outras pessoas em uma sala. Além de tudo isso, Skype e hangouts no Google+ ajudam a reunir quem trabalha remotamente.