Uma das maiores preocupações de uma empresa iniciante é, claro, com o dinheiro.
Afinal, o empreendedor investiu nela as economias e quer que os recursos sejam bem usados para que o negócio prospere.
No começo, nem todo mundo tem familiaridade com finanças. Muitas vezes surgem imprevistos, os gastos saem do controle e o empresário tem de buscar financiamentos de emergência no banco – e pagar juros muito altos por eles.
Mas algumas iniciativas muito simples podem evitar que a bagunça nas finanças ameace a empresa, segundo Fernanda Bromfman, sócia-consultora da ba}Stockler, consultoria especializada em varejo.
Ela conversou com o Papo de Empreendedor e deu quatro dicas para organizar e planejar os gastos sem ficar no vermelho.
Antes de começar, o empresário deve resistir ao hábito de misturar a conta bancária da empresa e a pessoal. “Usar uma para cobrir a outra vai dificultar a tarefa de organizar tanto o fluxo de caixa como o planejamento financeiro do ano”, avisa Bromfman.
1 – Faça um plano de contas
O primeiro passo é lançar cada gasto da empresa em um plano de contas específico. Crie um plano para cada área da empresa, como operacional, marketing, folha de pagamento, papelaria e limpeza.
Com isso, será possível organizar o orçamento necessário a cada uma dessas atividades a cada mês e ao longo do ano.
Depois, todas essas despesas devem ser separadas em duas categorias: as fixas (lineares ao longo do ano) e as variáveis.
Assim, quando o empresário precisar investir ou economizar, saberá onde é possível cortar custos sem prejudicar a operação de seu negócio.
2 – Crie indicadores de desempenho
A tática para acompanhar o desempenho da empresa é criar mais uma ferramenta de gestão, os indicadores de desempenho. Eles são divididos em duas áreas: estratégica e operacional.
Para medir o desempenho operacional, o empresário deve listar todas as atividades do dia a dia, como vendas e taxa de conversão. Esses dados devem ser checados todos os dias.
Já os indicadores estratégicos acompanham as atividades mais amplas, como vendas totais, a rotatividade da empresa, o giro do estoque e o nível de endividamento. São geralmente analisados uma vez por mês, para medir a saúde do negócio.
É importante cruzar esses números. Se o indicador operacional mostrar que fluxo de caixa não foi bem em uma ou duas semanas, o empresário pode olhar o estratégico para saber se esse desempenho é preocupante e em que medida afeta a empresa.
Quando um deles mostrar um problema, o plano de contas ajudará a solucioná-lo. “Se o nível de endividamento estiver crescendo, será necessário olhar o plano de contas para saber que despesas podem ser cortadas”, afirma Bromfman.
3 – Controle o fluxo de caixa
O fluxo de caixa reflete as contas diárias de uma empresa. Não raro, ele fica no vermelho. “Isso é natural. Não significa que o negócio vai mal, apenas que os prazos de recebimentos e pagamentos não estão alinhados”, explica a consultora.
Para não se desesperar, o empresário precisa organizar todos os recebimentos futuros – como cheques pré-datados – e saber como conciliá-los com os pagamentos que deve fazer a cada mês.
Só quem monitora bem o fluxo de caixa sabe de quanto realmente necessita de capital de giro a cada mês para fechar no azul.
4 – Planeje os empréstimos
Se uma empresa não consegue conciliar os gastos com os recebimentos, acaba recorrendo a empréstimos bancários de última hora para cobrir as contas. São justamente eles que têm as maiores taxas de juros, o que aumenta o custo da operação.
Para Bromfman, a melhor tática é traçar um planejamento financeiro – usando o plano de contas, os indicadores de desempenho e o fluxo de caixa – e apresentá-lo ao gerente do banco antes de se endividar.
“Ele pode indicar antecipadamente o melhor tipo de financiamento bancário para a empresa e linhas com juros menores”, afirma.
O ideal mesmo, diz a consultora, é prever a necessidade de financiamento no plano de negócios. “Assim, o empresário sabe se vai ter fôlego financeiro para pagar empréstimos sem comprometer o desempenho da empresa.”