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Receber dezenas – às vezes centenas – de e-mails por dia deixa qualquer ansioso. Quando o número de mensagens é muito maior do que o máximo que conseguimos ler, acabamos deletando vários sem sequer abri-los. Mas e quando nós queremos que o nosso e-mail seja lido por alguém? E quando esse alguém passa o olho pelos e-mails já com o dedo no “delete”?
O site da Inc. publicou dicas, elaboradas pela especialista em estratégia de vendas Jill Konrath, para que um e-mail não só permaneça na caixa de entrada, mas também seja lido. Confira.
1. Simplifique a mensagem . O e-mail deve ter menos do que 90 palavras. Escreva parágrafos com duas frases, de modo que a leitura seja rápida. Use fontes comuns, em cor preta, e nunca inclua mais de um link ou anexo.
2. Alinhe-se aos objetivos do interlocutor. Pesquise a empresa, a indústria ou o cargo da pessoa que vai ler a mensagem. Você deve mencionar um objetivo de negócios importante, uma estratégia ou um desafio. A relevância é essencial.
3. Concentre-se nas prioridades imediatas. Identifique eventos que podem impactar as prioridades do seu interlocutor e utilize isso como gancho para a sua mensagem. Por exemplo: mudanças de local, fusões, troca de gerência ou legislação nova.
4. Seja uma fonte de valor. Seu produto ou serviço pode até ser uma commodity, mas você não é. Nos seus e-mails, concentre-se nas ideias, insights e informações que terão valor para o seu interlocutor.
5. Crie frases cativantes para o campo “assunto”. Aquilo que você coloca nessa parte do e-mail é determinante para a leitura da mensagem. Mantenha o foco em assuntos ligados ao negócio. Por exemplo: “Pergunta rápida sobre iniciativa de outsourcing” ou “Reduza o tempo de lançamento de um produto”.
6. Crie uma campanha. Faça de oito a 12 contatos (por e-mail e telefone) em um período de quatro a seis semanas. Cada iniciativa deve retomar a anterior.