No último post mostramos várias formas que um contador ruim pode lhe dar muitas dores de cabeça (e no bolso também). Neste vamos contas algumas histórias tristes de casos reais e mostrar os cuidados que qualquer empresário deve ter com a contabilidade.
O CONTADOR QUE NÃO SABIA EMITIR GUIAS DE IMPOSTO
A primeira história triste é sobre o contador que não sabia emitir guias de imposto. Ele era uma pessoas muito legal e parecia ser muito inteligente. Todo mês enviava as guias de imposto para a empresa pagar e aparentemente estava tudo ok.
Mas o estranho que sempre quando era solicitado a retirar uma Certidão Negativa de Débitos ele acabava enrolando, enrolando e não emitia. Eis que um belo dia, para participar de uma licitação, a empresa resolveu ir por conta própria até a Receita Federal ver se havia algum problema.
Para sua surpresa, descobriu que estava devendo cerca de 20 mil reais em impostos não pagos com respectivas multas e juros!!!!!!
E aí, meu camarada?! Como você fica nessa situação? Começou aquele jogo de um empurra para o outro, o contador dizendo que a empresa não pagou e a empresa dizendo que ele que emitia errado.
Independente de quem está certo ou errado, a questão é: a empresa está tendo que arcar com os prejuízos e correu o risco de não poder participar de uma licitação importante por causa deste “infortúnio”.
O BOM CONTADOR QUE PAGAVA O IMPOSTO PARA OS CLIENTES
Esta é uma história sobre um bom contador. Ele fazia, gratuitamente, o serviço de pagar a guia de imposto para os clientes. Você nem precisa se preocupar em pagar os impostos, pois ele paga por você. No mês seguinte ele coloca junto com os honorários o valor total.
Mas você que é muito do desconfiado pode pensar “esse cara vai pagar é nada! Vai querer me passar a perna!” Tem alguma justificativa sua preocupação, mas este contador envia para seus clientes o comprovante de pagamento autenticado pelo banco.
“Ah, se é assim, então está bom.” Só que não! Esta alma caridosa foi presa! Por que? Ele tinha uma máquina que fazia uma “autenticação bancária”. Se fosse um comprovante online até se desconfia, mas uma autenticação impressa no papel e tudo?!
Pois é, depois que descobriu-se a fraude ele foi preso (não sei se ele continuou preso). Mas a questão é a mesma: você já foi extorquido durante vários meses e sabe-se lá quando irá reaver este dinheiro.
COMO NÃO TER PROBLEMAS COM A CONTABILIDADE?
Todo e qualquer empresário está sujeito a ter problemas com o seu contador. São inúmeras outras histórias que já ouvi de empreendedores. Para que você não tenha esta tristeza, tenha alguns cuidados:
1 – Não olhe apenas para o preço na hora de contratar. Sim o preço é importante e você não quer pagar muito. Mas além de negociar o valor, pesquise sobre este contador. Veja a estrutura que ele tem (apenas uma pessoa ou existe toda uma equipe?); peça contato de clientes (se o cliente que ele indicar falar mal, imagine o nível de serviço); visite seu escritório; entre no site. Tenha certeza que ele é um ótimo profissional!
2 – Tenha um contrato com a contabilidade. Ele está prestando um serviço para você, portanto deve haver um contrato. Nele deve estar claro o valor da mensalidade e condições de reajuste, todas as responsabilidades dele (incluindo que qualquer multa gerada por erro dele é responsabilidade do contador pagar), as suas responsabilidades como empresário e todas as declarações e serviços que estão incluídos.
3 – Jamais deixe o contador pagar os impostos e declarações. O serviço do contador não é pagar conta pra você. Pode ser ele que seja extremamente honesto, mas ele ainda é humano e pode errar ou esquecer. Então assuma a responsabilidade e pague você as contas de impostos e demais declarações realizadas pela contabilidade.
4 – Entenda o mínimo necessário. Eu sei que você quer pagar para não se preocupar, mas é melhor se preocupar um pouquinho do que depois ter uma grande dor de cabeça. Entenda quais impostos você deve pagar, quais as alíquotas, que declarações devem ser feitas pelo contador e quando. Exemplo: estes dias chegou um boleto de INSS para nós pagarmos. Seria normal, se não fosse o fato de minha empresa ter um crédito de INSS. Imediatamente comuniquei com a contabilidade que verificou o erro. Até a melhor contabilidade está sujeita a erros, portanto você deve ser um segundo filtro para não deixar isso acontecer.
5 – Peça as certidões negativas de tempos em tempos. A melhor forma de verificar se a contabilidade está fazendo seu trabalho direito é solicitando as certidões negativas de débitos de meses em meses. Se o contador começa a enrolar pode ter certeza que há alguma coisa errado! Se houver alguma pendência deve ser apurado se o culpado foi você, empresário, ou a empresa de contabilidade.
6 – Sempre exija comprovantes de transação de documentos. No caso da minha empresa, toda transação de documentos (envio de notas fiscais, boletos, recebimento de guias de recolhimento, etc.) são feitas online. Se no seu caso não é assim, sempre exija que seu contador lhe dê um comprovante atestando que você entregou determinados documentos e o mesmo vale para você atestar que recebeu determinados documentos. Isso pode solucionar eventuais problemas futuros.
É isso! Espero que você jamais tenha qualquer um destes problemas. Você já teve? Conte suas história triste nos comentários abaixo!
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