Produtividade versus perda de tempo, eis a questão – de novo. Os motivos de atrasos e distrações na rotina de trabalho aumentam em velocidade prodigiosa. Para quem está começando um negócio, com dinheiro contado e pouca gente (ou nenhuma) para ajudar, a questão pode se tornar de vida ou morte (da empresa, bem entendido). Por isso, nunca é demais voltar ao assunto e pedir ajuda aos especialistas. Foi o que fez Jane Porter, blogueira do site da revista Entrepreneur . Ela identifica sete armadilhas em que caímos facilmente e sugere como parar com isso.
1. Você se deixa soterrar por tarefas administrativas. Muita gente não gosta de lidar com trâmites financeiros ou fazer atualização de sites. Normal. O problema é perder horas com isso, boa parte delas inventando desculpas para si mesmo e evitando pôr a mão na massa. Pagar alguém para fazer essas tarefas acaba saindo mais barato.
2. Você deixa pequenos afazeres para depois. Por que não pagar uma conta ou responder um email assim que chegam? É muito mais eficiente, mas costumamos deixar para depois, achando que há coisa mais urgente para fazer. Cálculo errado.
3. Você pajeia funcionários. Alguns subordinados pedem atenção constante, e seus chefes acabam correspondendo por temerem que o trabalho não seja feito a tempo. Pode parecer cruel, mas se esse funcionário não parece pronto para ganhar a autonomia necessária, é melhor dispensá-lo.
4. Você se deixa levar por emergências diárias. Ficar apagando pequenos incêndios o dia todo consome o tempo que deveria ser dedicado a pensar em estratégias para fazer o negócio progredir. Se não for possível delegar, pelo menos tire um período diário para se dedicar às prioridades.
5. Você lida com as redes sociais caoticamente. Hoje quase todo mundo fica algum tempo interagindo no Facebook, no Twitter ou coisa parecida. E, no que se refere a produtividade, todo mundo lamenta que gasta tempo demais com isso. O remédio é estabelecer objetivos claros. As redes sociais fazem parte da estratégia de marketing da empresa e devem ser administradas para dar resultados.
6. Você tenta inventar a roda. Muitas vezes insistimos em tentar reavivar projetos ultrapassados ou que já não deram certo, mas nos recusamos a admitir. Seja franco consigo mesmo, avalie se eles realmente merecem seu tempo e, se for o caso (geralmente é), esqueça.
7. Você é levado pelos clientes a repetir sempre a mesma coisa. Se isso acontece, pense em criar textos-padrão para serem usadas em emails, consultas de serviços, faturas, pautas de reuniões etc.