por Mônica Pupo

Imagine que, após meses de expecta­tiva, você finalmente conseguiu agendar aquela reunião tão aguardada com um pos­sível cliente para apresentar seu produto ou empresa. Às vésperas da data, prepara às pressas um documento no PowerPoint que será a base da apresentação. Após fa­zer algumas correções, no dia seguinte você segue para a reunião mais importante daquele semestre. No entanto, apesar das boas expectativas e de ter um bom projeto para vender, o encontro encerra em menos de 15 minutos, sem perspectiva de fechar negócio. Se a ideia era boa, qual terá sido o problema se não uma apresentação ineficaz e possivelmente enfadonha?

“A maioria das apresentações no mundo corporativo é chata e não atrai a atenção do cliente. As pessoas querem ouvir boas histó­rias, saber como o seu produto ou serviço pode ajudá-las a solucionar um problema”, diz Olavo Pereira Oliveira, jornalista e dire­tor da SOAP, consultoria especializada na criação de apresentações estratégicas. Além de pôr à prova seus conhecimentos sobre o projeto ou produto em questão, o momen­to da apresentação também pode represen­tar o diferencial que faça o cliente optar por você, e não pela concorrência.

Se apelar para o bom e velho Power­Point não resolve o problema – e ainda o intensifica – qual o segredo das apresenta­ções eficazes? “Sem dúvida é a preparação”, responde Fernanda Zerbini, responsável pela capacitação em “apresentações efica­zes” oferecida pela empresa de treinamento corporativo FranklinCovey. “Somente com a preparação correta é possível criar um roteiro interessante, exercer a oratória e de­senvolver um maior jogo com a plateia du­rante a apresentação”, completa Fernanda.

Quem tem que enfrentar apresentações recorrentes em sua rotina de trabalho co­nhece bem esse drama. É o caso da jornalis­ta Mariana Mantovani Caetano, responsável pelas áreas de Comunicação, Marketing e Relacionamento com o Mercado da Previsc (Sociedade de Previdência Complementar do Sistema Fiesc). Constantemente esca­lada para falar sobre a companhia, ela cos­tumava se perder entre uma infinidade de dados, números e informações. “A minha maior dificuldade era a falta de organização. Antes, tudo o que eu tinha de informação e que eu achava que era válido colocava na­queles slides que depois se tornavam inter­mináveis”, conta.

A situação só mudou após Mariana se qualificar em um curso específico sobre o tema. “Sem dúvida, minhas apresentações agora são bem mais criativas e, por isso, bem mais interessantes, objetivas e focadas. E, claro, têm o seu lado divertido, quando necessário, ou simplesmente passam o recado da forma como devem. Assertivas, digamos.”

Para se organizar, o apresentador preci­sa definir claramente seus objetivos, elabo­rando um roteiro que, segundo Olavo, deve se basear nas seguintes perguntas: “por que a minha audiência se interessaria por isso?” e “o que eu quero que minha audiência pense, sinta e faça após a apresentação?”. Também é preciso levar em conta aspectos como as características do público-alvo, lo­cal, tempo e estilo da apresentação (mais formal? informal?).

Com as metas em mente, o ideal é construir um roteiro com tópicos que des­crevam os itens previstos no planejamen­to. “Se há uma ferramenta imprescindível para começar a apresentação, essa talvez seja o Word, o papel em branco. É ali que boa parte da apresentação é desenvolvida, com um roteiro que tenha início, meio e fim. Uma história que desperte o interesse da audiência para o assunto e o mantenha até o fim, gerando entendimento e conexão emocional com essas pessoas”, define Ola­vo. É importante que, ao escrever o texto, o apresentador tenha em mente que a lin­guagem deve estar voltada ao público-alvo e o discurso limitado ao tempo da apresen­tação, evitando, ao máximo, se perder em informações e dados que não façam sentido à audiência.

O planejamento da apresentação deve levar em conta um fator fundamental para o sucesso da estratégia: o tempo. “Uma pales­tra pode ter de 20 minutos a 1 hora em mé­dia, mas o que mantém a atenção é o vigor, entusiasmo e paixão do apresentador junto com um bom roteiro”, diz Fernanda Zerbi­ni. O que determina o tempo ideal de uma apresentação, portanto, é o contexto em que ela se desenvolve. “A experiência nos ensina que, quanto mais alto o cargo do profissional que vai te assistir, menor é a disponibilidade de tempo dele para a sua apresentação. Por isso, nesses casos, é importante ser o mais sucinto possível e se concentrar no que é essencial sobre o projeto.”

Para decidir o que é essencial entrar no discurso, Olavo sugere investir no chamado “discurso de elevador”. “Se você só tivesse alguns minutos da sua audiência antes da porta do elevador abrir, o que você falaria para despertar interesse sobre o seu proje­to?”, indaga.

Além do roteiro, outros dois elementos são fundamentais na hora de elaborar uma apresentação que gere impacto na audi­ência: slides com linguagem visual e um apresentador bem preparado para contar a história. Se o PowerPoint é inevitável, trans­formá-lo em algo realmente interessante é a regra. “É cientificamente comprovado que qualquer pessoa retém melhor as mensa­gens se houver alguma linguagem visual atrelada à informação. Mas só cumprirá o papel que o próprio nome do software lhe atribui, de dar “força ao seu argumento (po­wer to your point)”, se for utilizado como um suporte visual. Isso envolve abrir mão de longos textos e “bullet-points”, que for­çam a audiência a ler os slides em vez de se prestar atenção ao apresentador”, pontua Olavo.

Não é preciso ser nenhum mestre em design para elaborar bons slides, mas é preciso estar atento às cores e tamanho das fontes utilizadas, evitando letras muito pequenas ou “apagadas”. Utilize poucas palavras na hora de redigir os tópicos, prio­rizando o uso de vídeos e fotos em vez de longos textos. “O apresentador deve sele­cionar imagens fortes e complementares ao seu discurso e, no máximo, palavras-chave e números que o ajudem a lembrar do que precisa falar e do que, de fato a audiência precisa reter em informações”, completa o consultor.

Mas, seja lá qual for a ferramenta que você vai utilizar – slides, fotos e/ou vídeos – a apresentação deve ser sempre encarada como uma “mídia audiovisual”. “A própria expressão corporal do apresentador é uma imagem que já comunica bastante. Quase 60% das mensagens comunicadas em uma apresentação vêm da expressão corporal”, ressalta Olavo.

Pessoas desinibidas podem até possuir mais facilidade na hora de falar em público, mas é possível treinar e desenvolver o dom da oratória até mesmo nos mais tímidos. “É uma habilidade que pode ser desenvolvi­da. Eu sou o maior exemplo. Eu era uma menina extremamente tímida que mal conseguia levantar a mão para esclarecer uma dúvida. Hoje trabalho com apresenta­ções e sou apaixonada pelo tema. Por meio deste trabalho, tenho a oportunidade de ver constantemente pessoas tímidas des­cobrindo-se excelentes comunicadoras”, conta Fernanda.