Tudo bem, eu admito que o título do artigo é meio sensacionalista, já que existem inúmeras variáveis envolvidas e não dá pra garantir que 100% das tarefas serão entregues no prazo. Porém, existem algumas técnicas que reduzem MUITO a chance disso acontecer.
No meu caso, tenho um problema que imagino ser bem comum entre os seres humanos em geral. Basicamente, minha memória é similar à de um peixe da Disney que não lembro o nome, o que me faz esquecer de uma quantidade enorme de tarefas no dia-a-dia.
Além de, quando moleque, tomar diversos esporros da mamãe por esquecer de arrumar a cama, essa falta de memória me trouxe problemas no trabalho na medida em que eu esqueci de dar seguimento a contatos com clientes e, consequentemente, perder várias vendas.
Felizmente, o terceiro milênio chegou e hoje consigo usar muito bem a tecnologia a meu favor (inclusive para arrumar a cama todo dia).
Sem vergonha de fazer jabá do Empreendekit (nossa mega blaster ferramenta de produtividade empresarial), te passarei agora algumas dicas bem práticas de como nunca mais esquecer de manter o contato com o seu cliente, esteja ele em negociação ou já tenha fechado o serviço.
O empresário não precisa ter memória de elefante quando se tem a tecnologia
Faça um checklist de todas as tarefas que você precisa entregar
No momento em que começo um novo contato, a primeira coisa que faço é um brainstorming comigo mesmo sobre absolutamente todo tipo de tarefa que precisará ser entregue para o cliente. Desde tarefas do projeto em si até pedir dados da empresa para emissão da nota fiscal.
Com isso em mãos, eu consigo definir o que é realmente importante e o que não é tão crítico para a entrega do serviço, além dos prazos de cada uma.
Vê só como isso fica bonito no Empreendekit (só clicar na figura que ele aparece maior).
Repara só que todas têm prazo
Se previna para o caso do cliente não responder
Quando prestamos serviços para empresas, na grande maioria das vezes temos pedaços do projeto que dependem de material ou aprovação do cliente.
Nesses casos, não tem muito o que fazer. Enquanto o cliente não manda o que é necessário, só nos resta ficar de bobeira, esperando a resposta. Ou não!
Se você acabou de mandar uma proposta e está esperando o cliente responder para continuar a venda, te recomendo bastante criar uma tarefa de acompanhamento. Se receber resposta até lá, maravilha. Se não, vale a pena tratar essa necessidade de cobrar uma resposta como qualquer outra tarefa.
Detalhamento de uma tarefa
Lembretes recorrentes, o segredo da persistência infinita
Que empreendedor precisa ser persistente, todo mundo sabe. O grande ponto é que o relacionamento com clientes é uma aplicação bem direta dessa característica.
Como provavelmente seu cliente possui infinitas outras prioridades na vida, se você não mantiver um contato constante, provavelmente ele se esquecerá de responder aquele e-mail ou tratar sobre algum tema necessário para o projeto.
Uma solução seria ter uma tarefa “Follow-up” e adiá-la para sempre, até que o projeto seja entregue. Porém, isso te faz perder um histórico que pode ser muito valioso sobre as tarefas já feitas com aquele cliente.
A técnica que eu uso consiste basicamente em criar uma recorrência para essa tarefa “Follow-up”. Caso eu realmente faça algo relacionado àquele cliente, eu marco a tarefa como feita, anoto o que aconteceu e o grau de importância daquela interação.
Quando a nova tarefa é criada, aquela anotação é mantida e me lembro exatamente do próximo passo necessário.
Histórico de Interações
Detalhes da tarefa recorrente
Conclusão: Em terra sem memória, quem tem tecnologia é rei
Apesar de ser extremamente tendencioso pro Empreendekit, existem diversas outras ferramentas em que você pode aplicar exatamente as mesmas técnicas. O que importa é sempre usar a tecnologia a seu favor e nunca mais esquecer do seu cliente.
No caso, se você achou o jeitão do Empreendekit bacanudo, recomendo bastante fazer o test-drive gratuito e ver se ele te ajuda no dia-a-dia. Veja mais informações aqui.
Abraços,
Millor Machado (felizão por nascer numa época cheia de tecnologia)
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Obs.: As figuras usaram dados reais do meu relacionamento com a Prestus, empresa especializada em assistentes virtuais e que possui um serviço muito bacana chamado Número Mágico.
Se por acaso você atualmente possui problemas para atender todas as ligações na sua empresa, recomendo muito conferir mais aqui.
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Veja também:
- Uma tarefa sem prazo é uma tarefa que nunca será feita
- Dica diária ao empreendedor 72: Como perder um cliente em 10 segundos
- 4 erros comuns que ainda vão te fazer perder clientes
