Nesse aclamado portal de conteúdo sobre gestão para pequenos empreendedores, o Saia do Lugar (recém promovido de blog para portal), falamos sobre inúmeros fatores que influenciam a gestão de micro e pequenas empresas no dia-a-dia: marketing, finanças, sócios, motivação, contratos e por aí vai.
Porém, há um ponto que abordamos muito pouco: o local onde o empreendedor faz a mágica acontecer, onde o quadrado vira redondo e o desenvolvimento econômico de fato acontece: seu espaço físico.
Casa, galpão, prédio, home office, espaço de coworking, escritório virtual… Não importa o lugar exato: o seu escritório precisa ser um lugar agradável para você e sua equipe produzirem o melhor possível.
A questão é que para um espaço físico estar apto para essa produtividade máxima, ele precisa atender a pré-requisitos essenciais como segurança, limpeza etc.
A reação do empreendedor que não utiliza o máximo do seu espaço físico
Fazendo o paralelo com as necessidades humanas, podemos pensar numa pirâmide de Maslow, onde necessidades mais básicas (fisiológicas e de segurança, por exemplo) são a base e auto-realização está no topo.
Por isso, levantamos aqui 4 cuidados para você levar em conta não só no dia-a-dia, mas também na hora de escolher o local onde sua empresa irá operar:
1- Tamanho
O seu espaço será utilizado para qual finalidade: estações de trabalho, sala de reuniões, linha de montagem, estoque?
O primeiro passo aqui é determinar exatamente os espaços que serão utilizados. Além disso, é recomendável levar em conta uma possibilidade de crescimento da equipe ou mesmo da necessidade do espaço a ser utilizado, por isso considerar uma margem de segurança no tamanho com certeza pode evitar dores de cabeça no médio prazo.
Caso o imóvel seja seu, e não aluguel, uma hipótese a se trabalhar é de reformas ou construções incrementais, conforme a necessidade apareça.
Por fim, é legal lembrar de planejar espaços para alguns usos comuns que podem ser esquecidos, como copa (cozinha), estacionamento, área para descanso/lazer e banheiros (femininos e masculinos).
2- Infraestrutura básica
Energia elétrica: hoje em dia parece besteira pensar nisso, mas ainda existem várias regiões (mesmo em grandes cidades) onde é comum haver quedas constantes de energia, o que pode atrapalhar bastante o andamento de qualquer empresa. Por isso, pesquisar os índices de queda na região, seja na companhia responsável ou mesmo com as pessoas já instaladas por lá pode fazer grande diferença.
Se não tiver jeito e você precisar se alocar em um local com rede elétrica instável, uma boa opção é ter no-breaks. A especificação deles varia bastante, por isso é uma boa conversar com um especialista antes de comprar o equipamento.
Internet: se o seu negócio depende de internet rápida e sem quedas, procurar regiões com fibra óptica com certeza é a melhor pedida, já que é uma tecnologia bem mais rápida e confiável.
Sinal de celular: Apesar do celular ter uma grande importância quando estamos fora do escritório, é o contato telefônico principal que a maioria das pessoas têm. Por isso, é um ponto que deve ser levado em conta na hora de escolher o espaço.
Na pior das hipóteses, se o celular não pegar de jeito nenhum, é uma boa ter um número fixo que seja divulgado no seu cartão de visita, assinatura de e-mail e outros lugares que você passe o telefone.
3- Limpeza
A limpeza frequente e meticulosa garante um ambiente higiênico e, assim, mais seguro para a saúde de todos. Porém, extrapolando um pouco, um ambiente sempre limpo pode fazer grande diferença se você recebe clientes na sua empresa.
Imagina só a situação: um potencial grande cliente te ouvindo, enquanto vocês caminham pelo escritório e, de repente, passa pelo chão aquele novelo de pó e cabelos (estilo velho-oeste mesmo) – por um descuido, você pode perder um grande negócio pela falta de limpeza.
4- Organização, layout e ergonomia
De nada adianta tamanho e infraestrutura sem uma devida organização, não só espacial, como também ligada aos documentos, máquinas e mesmo localização das pessoas.
Por exemplo, se 2 pessoas estão na mesma equipe e precisam constantemente interagir, não faz sentido coloca-las em um lugares distantes ou que tenham alguém no meio, que será constantemente distraído com a conversa.
Além disso, sempre é necessária uma atenção aos pontos do espaço físico ligados à ergonomia, como a iluminação e estações de trabalho atendendo aos requisitos mínimos de postura.
Se quiser se aprofundar no tema, vale a pena conferir a norma NR-17, que regulamenta os aspectos de ergonomia no ambiente de trabalho.
Para espaços utilizados como estoques ou linha de produção, o layout pode ser determinante na ventilação, o que pode até gerar incêndios em casos extremos. Ao mesmo tempo, esse layout também deve facilitar a limpeza dos espaços, já que em alguns casos, resíduos também podem ficar presos e virarem foco de incêndio.
Como incêndios têm um potencial devastador poderoso, a recomendação que deixamos é para que o empreendedor se previna não só com a organização do espaço físico, mas também com um seguro.
Nessa linha, a Porto Seguro oferece excelentes opções. Uma que gostamos bastante é o seguro para escritórios, que além da proteção de equipamentos eletrônicos, paga as despesas fixas em caso de incêndio, explosão e fumaça.
Para entender melhor essas coberturas, entre em contato através do e-mail [email protected] ou acesso o website sobre seguros empresariais.
Conclusão
Considerando que você passa pelo menos 8 horas por dia no seu ambiente de trabalho, muitas vezes mais do que isso, pode ter certeza que um bom investimento nele pode fazer uma grande diferença, com impacto direto na produtividade da sua equipe.
Para quem quer trabalhar mais a fundo os dois últimos pontos (limpeza e organização), recomendo o estudo e aplicação da metodologia de Qualidade total 5S.
Abraços,
Luiz Piovesana (precisando passar melhor a vassoura no escritório)
Obs.: Esse artigo foi patrocinado pela Porto Seguro. Isso significa que os recomendamos como referência, mas não há influência em nossa linha editorial nem nossa opinião.
Confira como trabalhamos com artigos patrocinados no post Conteúdo útil para empreendedores em primeiro lugar.
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