Quando eu tinha uns 10 anos de idade, meu primo me mostrou como construir pequenas bolas utilizando bexigas como base e conteúdo de arroz, farinha ou água.
Como aprendi a manufaturar facilmente o brinquedo (que era bem legal, por sinal) e meus amigos começaram a me perguntar onde havia comprado, vi que existia uma oportunidade de mercado: fabricar essas bolinhas e vender na minha classe da escola.
Depois de fabricar a primeira leva de bolinhas, sabe qual foi a primeira coisa que fiz?
Peguei o final do caderno de matemática, anotei os gastos que tive com os materiais e, depois do 1º dia de vendendo, anotei o quanto faturei por venda – com isso, somei todos os valores e vi que tinha lucrado fantásticos 25 reais (o equivalente a “milhõõõõões” em 1995 para uma criança de 10 anos).
Mesmo sem saber disso na época, esse foi o meu primeiro fluxo de caixa.
“Olha mãe, fiz milhõõõõõões hoje na escola!”
Para quem acha o termo “fluxo de caixa” complicado e acaba assustando, vamos definir logo o que é isso pra tirar qualquer receio:
Fluxo de caixa = o registro do que entra e do que sai de dinheiro – e quando.
Basicamente, é a lista de transações financeiras separadas pelos dias em que ocorreram.
Claro, cada empresa tem seus casos particulares, como quantidades de contas (bancos, caixa, poupança etc.) ou mesmo preferências sobre como categorizar cada transação. Mas o princípio básico é o mesmo: a partir do registro de cada transação (valor, tipo e data) envolvendo a empresa, você consegue ver o que aconteceu com a empresa financeiramente.
Aqui o objetivo é explicar o passo a passo para quem vai começar seu fluxo do caixa do zero ou para quem precisa organizá-lo melhor:
A- Quais são as contas que a empresa tem?
De onde sai o dinheiro para pagar contas? Quando você recebe, em que conta o dinheiro cai?
O controle do fluxo de caixa começa pela definição das contas (bancárias, caixinha, poupança…) que a empresa utiliza para pagamentos e recebimentos.
A definição de múltiplas contas é simples: é possível receber algo em dinheiro e guardar no caixa da empresa, ou você pode receber por boleto em sua conta corrente, por exemplo.
B- Saldos iniciais de cada conta
O fluxo de caixa depende tanto do valor de cada transação, quanto da data em que ela ocorreu, pois a partir disso haverá alterações nos saldos das suas contas.
Por isso, quando você iniciar o controle do fluxo de caixa, você também define o “saldo inicial”, que é o saldo da conta naquela data de início dos registros.
A partir daí, com o registro constante das transações que ocorreram, o saldo passa a ser um resultado a ser conferido.
C- As categorias de despesas e receitas
Para você conseguir analisar porque alguns gastos foram feitos ou quais dos seus produtos/serviços deram maior retorno, é necessário classificar todas as movimentações com “categorias”.
Pensando nas categorias de Receitas, o mais comum é ter uma categoria para cada tipo de produto/serviço que a empresa vende, ou mesmo uma categoria para cada produto (caso seja uma variedade pequena). A criação das categorias em si depende de como o empreendedor deseja fazer sua análise.
Para as categorias de Despesas, existem vários tipos comuns, como Aluguel, Telefone, Internet, Salários, Impostos etc. Porém, aqui também podem existir categorias que são mais particulares ao dia a dia da empresa.
A questão é que não existe uma regra para criação de categorias, exatamente porque elas são totalmente personalizáveis. A recomendação então para a criação de categorias é parar para pensar nos tipos de análises e conclusões que você precisará tirar a partir do fluxo de caixa.
D- O local de registro do fluxo de caixa
Muito empreendedor faz seu fluxo de caixa no caderno (assim como eu fiz em 1995), mas com certeza não é local que eu recomendo, já que ter todo o registro só em um caderno não oferece segurança nenhuma e pouca flexibilidade para brincar com os números.
Algo que é MUITO utilizado são as planilhas de excel. Algumas mais chiques, outras mais simples – a questão é que no excel você consegue armazenar tudo, agrupar, criar gráficos etc.
Porém, como o tempo do empreendedor é escasso, montar novas planilhas ou mesmo cuidar perfeitamente da segurança do arquivo e do computador é inviável. Por isso, surgiram sistemas especialistas em gestão e, claro, em fluxo de caixa.
Um deles foi feito por nós da Empreendemia e se chama EmpreendeKit. Ele oferece um conjunto das ferramentas mais básicas para a gestão de uma micro empresa, incluindo a organização do fluxo de caixa de uma maneira MUITO simples.
Além disso, o EmpreendeKit tem consultores para te ajudar a configurar o sistema para o seu fluxo de caixa.
Veja mais sobre o EmpreendeKit aqui.
Terreno preparado. E o dia a dia?
Isso virá no post seguinte (parte 2), que será publicado na segunda-feira, dia 27/maio.
Abraços,
Luiz Piovesana (o mago do fluxo de caixa e das bolinhas de bexiga)
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Veja também:
- O que toda empresa precisa saber sobre contabilidade, fluxo de caixa e cobrança do Contador
- O que é fluxo de caixa e qual é a sua importância?
- Vídeo: Um olho no padre e outro no fluxo de caixa
