A formalização traz inúmeras vantagens para sua empresa, gerando oportunidades de ganhos para seu negócio
Com uma empresa formalizada você pode ter acesso facilitado a linhas de crédito, emitir nota fiscal, fazer publicidade sem riscos, contratar com segurança e com o respaldo da lei, comprar materiais com melhores condições de pagamento, exportar, receber subsídios do governo, entre outros benefícios.
No entanto, muitas vezes o empresário encontra dificuldades na formalização de seu negócio pela burocracia ou pela falta de informações. A legalização de empresas depende da legislação de cada estado.
Pensando nisso, fizemos esse checklist dos passos que você deverá seguir, no qual mostraremos caminhos e daremos dicas, com informações que são comuns às leis das unidades federativas, para ajudá-lo neste importante momento para sua empresa.
1º Passo: Verifique a sua situação Fiscal
A primeira coisa a se fazer é uma pesquisa de sua situação fiscal. Você deve verificar junto às Secretarias da Fazenda da União, do Estado e do Município a existência de débitos fiscais, como tributos, taxas e contribuições em seu nome e/ou de seus sócios.
Esse passo é importante porque a existência de débitos pendentes pode impedir a realização dos demais passos.
2º Passo: Realize uma consulta prévia para emissão do Alvará de Funcionamento
Após definir o seu ramo de atividades, você deve escolher o local onde será instalada a sua empresa.
A escolha do local para ser sede da empresa é de vital importância para criar um negócio eficiente. Além de examinar questões como: local para estacionar, proximidade com fornecedores e com o público desejado, você deve verificar na Prefeitura Municipal a possibilidade de instalação de sua empresa no local pretendido.
A legislação municipal pode trazer empecilhos para constituição de sua empresa em determinados locais.
3º Passo: Defina a natureza Jurídica mais adequada à sua empresa e elabore o Ato Constitutivo
A natureza jurídica da empresa é a forma como ela legalmente se constitui, e pode ser de duas formas: sociedade ou empresa individual.
Se você tiver sócios terá de optar por umas das formas de sociedade comercial. A mais comum é a sociedade limitada. Caso não haja sócios, você será registrado como empresário individual.
O ato constitutivo é a peça mais importante do início da empresa, para uma sociedade geralmente é o contrato social ou, no caso de empresa individual, é o Requerimento de Empresário.
Nele devem estar definidos claramente a natureza jurídica da empresa, o interesse das partes, o objeto da empresa e as demais normas que regerão o funcionamento, a administração e as relações entre os sócios da empresa.
Lembre-se que para ser válido, o ato constitutivo deverá ter o visto de um advogado. No entanto, as microempresas e empresas de pequeno porte são dispensadas dessa assinatura, conforme prevê o Estatuto da Micro e Pequena Empresa.
4º Passo: Verifique se não há outra empresa registrada com o mesmo nome que você escolheu
Você deve solicitar na Junta Comercial ou no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas uma pesquisa do nome empresarial para verificar se não há outra empresa com o mesmo nome e ramo de atividade que você deseja.
Geralmente é necessário preencher um formulário próprio, com três opções de nome. Em alguns estados, você também poderá fazer isso pela Internet.
5º Passo: Faça o Registro na Junta Comercial ou no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas
A partir de agora sua empresa existirá oficialmente. Para isso você deve fazer o registro legal, que é tirado na Junta Comercial do estado ou no Cartório de Registro de Pessoa Jurídica.
Todavia, não significa que sua empresa possa começar a funcionar.
Para fazer o registro você vai precisar de uma série de documentos e formulários que podem variar de um estado para o outro, os mais comuns são:
- Contrato Social ou Requerimento de Empresário Individual ou Estatuto, em três vias;
- Cópia autenticada do RG e CPF do titular e/ou dos sócios;
- Requerimento Padrão (Capa da Junta Comercial), em uma via;
- FCN (Ficha de Cadastro Nacional) modelo 1 e 2, em uma via;
- Pagamento de taxas através de DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais).
Para saber sobre preços e prazos, você deve consultar o site da junta comercial do estado onde sua empresa será instalada, eles variam de um estado para o outro.
Com o registro, você receberá o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresa) por meio de uma etiqueta ou carimbo fixado no ato constitutivo pela Junta Comercial ou Cartório.
6º Passo: Emita o seu CNPJ
Chega a hora de sua empresa se tornar uma contribuinte, através da obtenção do CNPJ. O cadastro do CNPJ é feito unicamente pela internet no site da Receita Federal, por meio de download de programa específico. Você precisa estar com seu NIRE em mãos. Após o cadastro você deve encaminhar os documentos necessários, por sedex ou pessoalmente para a Secretaria da Receita Federal, e a resposta é dada também pela Internet.
Ao fazer o cadastro no CNPJ, você vai escolher a atividade que sua empresa irá exercer. Essa classificação será utilizada não apenas na tributação, mas também na fiscalização das atividades da empresa. Lembrando que algumas empresas poderão optar pelo Simples nacional.
7º Passo: Solicite seu Alvará de Funcionamento
Está quase na hora de sua empresa começar a exercer suas atividades, e para isso você deve requerer na prefeitura municipal ou administração regional o seu alvará de funcionamento, que é uma licença municipal para que sua empresa comece a funcionar.
Geralmente, a documentação necessária é:
- Formulário próprio da prefeitura;
- Consulta prévia de endereço aprovada;
- Cópia do CNPJ;
- Cópia do Ato constitutivo;
- Laudo dos órgãos de vistoria, quando necessário.
8º Passo: Realize sua Inscrição Estadual
Hoje em dia, a maioria dos estados possui convênio com a Receita Federal, que lhe permite obter a Inscrição Estadual junto com o CNPJ por meio de um único cadastro.
Em alguns estados a inscrição estadual deve ser requerida antes do alvará de funcionamento.É obrigatória a inscrição estadual para empresas que prestem serviços de comunicação e energia, além das empresas dos setores do comércio, indústria e serviços de transporte intermunicipal e interestadual. Com ela você recebe a inscrição no ICMS (Imposto sobre
Circulação de Mercadorias e Serviços). Em geral, você vai precisar dos seguintes documentos e formulários obtidos na secretaria de fazenda dos estados:
- DUC (Documento Único de Cadastro), em três vias;
- DCC (Documento Complementar de Cadastro), em 1 via;
- Comprovante de endereços dos sócios, cópia autenticada ou original;
- Cópia autenticada do documento que prove direito de uso do imóvel, como por exemplo o contrato de locação do imóvel ou escritura pública do imóvel;
- Número do cadastro fiscal do contador;
- Comprovante de contribuinte do ISS (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza), para as prestadoras de serviços;
- Certidão simplificada da Junta (para empresas constituídas há mais de três meses);
- Cópia do ato constitutivo;
- Cópia do CNPJ;
- Cópia do alvará de funcionamento;
- RG e CPF dos sócios.
9º Passo: Cadastre-se na Previdência Social
Neste momento sua empresa já está autorizada a iniciar suas operações, mas você não pode se esquecer de realizar o cadastro na previdência social.
Esse cadastro é obrigatório e deve ser feito independente de possuir funcionários. Você poderá realizá-lo em uma das agências da previdência social, e o prazo é de 30 dias após o início das atividades.
10º Passo: Prepare o seu Aparato Fiscal
Agora que sua empresa já está totalmente formalizada, só resta preparar o aparato fiscal e partir para os negócios.
Para isso, você deve comparecer a prefeitura de sua cidade e solicitar a autorização para impressão das notas fiscais e a autenticação de livros fiscais.
Caso pretenda exercer atividades de indústria e comércio com sua empresa, você deverá requerer a inscrição na Secretaria de Estado da Fazenda.
Após seguir todos esses passos você e sua empresa estão preparados para enfrentar o mercado. Boa sorte nessa empreitada e muitas vendas!
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Este artigo é um post patrocinado com o oferecimento de ContaAzul.
