China, Japão, Coréia do Sul, Itália, França – são países mais atingidos pelo coronavírus até agora. Parece que o impacto do coronavírus será bastante significativo, capaz de causar grandes perturbações em cada país afetado. Infelizmente, apenas uma pequena percentagem de empresas e instituições tinha um plano de contingência que permitia colaboração remota e trabalho em casa. Isso forçou a maioria das organizações a buscar soluções e protocolos no último momento. Muito fornecedores de serviços on-line já reagiram à situação, por exemplo plataforma de gerenciamento de empresas Bitrix24 removeu temporariamente o limite de 12 usuários no plano gratuito.
Se você mora no Brasil, sugerimos começar a planejar agora como sua organização funcionará durante um possível período de quarentena temporária ou restrições de viagem.
Trabalho remoto e teletrabalho significa ter as ferramentas certas para permitir trabalhar em casa. Obviamente, você precisa de um bom “hardware” – um computador e uma câmera, além de uma conexão à Internet confiável. Mas, na verdade, é o software e os serviços on-line que você tem à sua disposição que determina com que eficácia você pode trabalhar remotamente.
1. Videoconferência
Recurso de videoconferência ou chamadas de vídeo pode ser usado para reuniões de equipe, atualizações de progresso, reuniões com clientes, apresentação on-line e brainstorming.
2. Calendário compartilhado
Use calendário compartilhados para agendamento de reuniões, reuniões de grupo, agendamento de compromissos, planejamento e gerenciamento de ausência.
3. Grupos de trabalho
Grupos de trabalho são indispensáveis para fazer projetos em equipes. Normalmente, plataformas de gerenciamento de equipes oferecem grupos de trabalho com discussões, colaboração, sondagem, votação, comentários.
4. Portal Intranet/RH
Intranet corporativa é o ponto de acesso central, aqui você pode fazer pesquisas, criar fluxo de trabalho automatizados para processamento de solicitações de funcionários.
5. Bate-papo em grupo
Use para: colaboração de alta intensidade em pequenos grupos, atualizações em tempo real, resolução de problemas urgentes.
6. Contact center e bate-papo ao vivo
Contact center é usado para suporte ao cliente, consultas de pré-venda e para ter acessibilidade 24-7.
7. CRM
Uma das principais ferramentas de gerenciamento de vendas, prospeção, automação de vendas e marketing, ativação da equipe de vendas distribuídas, reativação do cliente.
8. Armazenamento de documentos on-line
Compartilhe e sincronize seus arquivos, controle versão de arquivos, faça gerenciamento e edição on-line de documentos.
9. Gerenciamento de tarefas e projetos
Use para: atribuições de tarefas, gerenciamento de carga de trabalho, acompanhamento de prazos, acompanhamento de horas.
10. E-mail
E-mail é um recurso muito popular para comunicações com clientes e fornecedores.
Siga também algumas dicas para um trabalho remoto mais produtivo:
Dica nº1
A maioria das pessoas pensa primeiro em videoconferência ao considerar o teletrabalho. Porém, para um trabalho remoto produtivo, você deve limitar a frequência com que você usa essa ferramenta a 1-2 horas por dia, no máximo. Além disso, você NÃO DEVE usar videoconferência ou bate-papo para tarefas como atribuição ou tarefa, relatórios de trabalho, gerenciamento de projetos ou clientes.
Dica nº2
Tente encontrar fornecedores que fornecem todas as ferramentas remotas que você usará em um único pacote. O uso do Zoom para conferência, Google Agenda para agendamento, o Trello para tarefas e o Dropbox para compartilhamento de arquivos não funcionam muito bem, pois você terá problemas de compatibilidade. Além disso, significa que você provavelmente pagará a mais e aumentará significativamente seu tempo de inatividade (todos os serviços on-line sofrem interrupções de tempos em tempos, mas usar quatro serviços on-line diferentes significa que você sofrerá interrupções com mais frequência).
Dica nº3
O tamanho da sua organização é muito importante ao escolher as ferramentas certas. Isto é especialmente tem a ver com os custos gerais. Você provavelmente deseja evitar soluções com preços por usuário, pois existem ferramentas gratuitas de gerenciamento de equipes remotas e aquelas em que você paga um preço fixo pelo acesso ilimitado ao usuário.
