Entenda, passo-a-passo, as etapas para inserir o processo de delegação no DNA da sua empresa e fomentar o espírito de equipe
Delegar é uma ótima maneira de garantir que mais tarefas sejam feitas em menos tempo, além de consolidar o espírito de equipe.
Infelizmente muitos gestores não prestam atenção o suficiente no processo de delegação e com isso deixam de colher os benefícios.
Você é sabe delegar?
Há 6 passos para que a delegação de tarefas tenha sucesso. O problema é que a maioria dos gerentes ou empreendedores só fazem 2 ou 3 dessas tarefas.
Com isso, quando a tarefa não é concluída a tempo essas pessoas se queixam de que seus empregados não são bons o suficiente para fazer o trabalho.
Dezenas de executivos fazem isso todos os dias. Mas para obter excelentes resultados ao delegar exige uma fórmula. Quando essa fórmula é dominada você saberá avaliar se você realmente tem as pessoas certas para o trabalho.
A boa notícia nisso tudo é que os funcionários raramente são o problema. É muito mais fácil e muito menos caro para um empreendedor aprender uma nova abordagem do que substituir os funcionários.
Sendo assim, aqui estão os 6 passos que você precisa trabalhar para aprender a delegar.
#1. Prepare
Os funcionários não podem entregar resultados de qualidade se a tarefa delegada a eles não for totalmente pensada, ou se as expectativas sobre a tarefa vivem mudando.
Aproveite o tempo e desenvolva a disciplina para mapear exatamente o que você está pedindo ao funcionário. A cada 1 grama de prevenção temos 1 quilo de cura.
#2. Atribua
Depois de ter mapeado exatamente o que você precisa, é preciso transmitir essa informação aos seu pessoal.
Não deixe de incluir informações claras sobre o tempo, orçamento e o contexto, além de definir as expectativas para a comunicação e atualizações, incluindo a frequência, conteúdo e formato.
#3. Confirme a compreensão
Um dos erros mais comuns cometidos ao delegar está em assumir que as pessoas entenderam o que você quer, em vez de se certificar que eles realmente entenderam.
Confirmar que as pessoas entenderam a tarefa leva menos de 1 minuto, mas é o item mais importante, e determinante do seu sucesso ou fracasso.
A melhor maneira de se assegurar que as pessoas entenderam é pedir que elas repitam a tarefa que precisam exercer com as suas próprias palavras.
Se você não se sente confortável fazendo isso, você deve no mínimo fazer perguntas para garantir que os funcionários entendam todo o trabalho necessário.
#4. Confirme o compromisso
Esta é outra parte do processo de delegação que muitos empreendedores preferem pular. Eles muitas vezes apenas supõem que os funcionários aceitaram as tarefas.
A parte mais importante de uma corrida de revezamento é a entrega do bastão para o próximo corredor. Os corredores gastam uma enorme quantidade de tempo desenvolvendo esta habilidade.
Isso não deve ser diferente no local de trabalho. Compromisso significa ter certeza que você conseguiu entregar o bastão.
Confirme que os funcionários estão comprometidos com os resultados esperados e no processo estabelecido (incluindo o cronograma, orçamento e ferramentas) e que as metas estão alinhadas.
Além do mais, certifique-se de que eles estejam cientes de todas as consequências que podem resultar para a empresa e para ele se a tarefa não seja cumprida.
Ao delegar tarefas, confirme o compromisso das pessoas envolvidas.
#5. Evite a delegação reversa
Muitos gestores estão extremamente sobrecarregados. Muitas vezes isso acontece porque seus funcionários são melhores em delegar do que eles são.
Os gestores acabam por completar tarefas que haviam delegado aos outros, porque as tarefas de alguma maneira, acabaram voltando. Essa é a delegação reversa.
Se um funcionário chega a um impasse, trate isso como uma oportunidade de aprendizado. Capacite o funcionário, certificando-se de que ele tem os recursos e os conhecimentos necessários para completar a tarefa.
Dessa forma, você ainda vai estar livre para se concentrar em outras coisas e o funcionário vai estar melhor equipado para realizar tarefas semelhantes no futuro.
#6. Garanta a responsabilidade
A via dupla de comunicação é fundamental para a delegação. Descobrir na data de entrega que uma tarefa não foi concluída ou que foi feita de maneira insatisfatória é um pesadelo.
É por isso que você precisa se certificar que os seus funcionários são responsáveis pela tarefa.
A prestação de contas é fundamental para o processo de delegação: significa que os seus funcionários estão regularmente conversando com você sobre o status e o tempo de entrega para que não haja surpresas de última hora.
O processo de delegação torna-se mais rápido e mais fluído, quanto mais você o pratica. Uma vez que você o domina, ele vai se tornar parte de seu DNA gerencial e você vai sempre colher excelentes resultados.
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Este artigo foi adaptado do original, “6 Steps For More Effective Delegation”, da FastCompany.
