Sabemos que no começo de uma empresa o que realmente importa são suas vendas, clientes e projetos. Afinal, se a conta não bater no fim do mês não adianta nada ter os melhores processos, planejamento e ferramentas. Por esse motivo, eles têm que ser apenas um suporte para você ganhar tempo e conseguir focar 100% no seu cliente.
Uma situação extrema que costumo ver são empreendedores que focam totalmente no cliente, mas acabam deixando de lado a organização básica da empresa. Com o tempo a administração da empresa começa a se enrolar e é necessário voltar a fazer as coisas básicas.
Essa enrolação acaba gerando um problema. O empreendedor entra no modo bombeiro, ou seja, fica apagando incêndios o dia inteiro. Na hora do aperto pagar as contas e impostos se torna prioridade e quem sai prejudicado é o cliente que precisava do projeto para ontem. E isso infelizmente é mais comum do que gostaríamos.
Alguma vez já se sentiu no modo bombeiro?
O que queremos então é otimizar o cuidado das tarefas administrativas, parar de apagar incêndios e evitar que você entre no modo bombeiro.
Para isso, preparamos 3 dicas que vão te dar mais tempo para conseguir dar atenção para o que realmente é importante: seus clientes.
Planeje suas atividades cotidianas
Se você quer evitar se enrolar com a rotina da sua empresa, é importante sempre planejar suas atividades diárias.
Uma forma que recomendo é toda manhã separar um tempo para avaliar o que fez no ultimo dia e ver o que você tem que fazer hoje. Dessa forma você estima tempo para cada atividade e vê se tudo se encaixa no seu dia de trabalho, evitando contratempos.
Separe o joio do trigo
Quando você da muita atenção para o que não é importante, acaba se desdobrando para fazer o que é essencial. Hora ou outra esse “desdobramento” não vai funcionar e a casa vai cair.
Sempre que for planejar as atividades do dia, faça questão de diferenciar se esta tarefa é realmente importante ou apenas urgente. As que são urgentes dão uma falsa sensação de produtividade, porém são as importantes vão deixar sua empresa mais produtiva.
Ao organizar as tarefas do dia sempre se questione: isso que vou fazer irá melhorar minha empresa ou o meu ego?
Ex:. Número de clientes que conversei não necessariamente é importante. Por outro lado, número de projetos fechados/renovados é absurdamente importante!
Organize a gestão da sua empresa
Grande parte dos problemas de organização são relacionados a hábitos e não ferramentas.
É necessário criar um método e reorganizar a maneira de gerenciar o dia-a-dia. Isso está fortemente ligado a planejamento e foco, já que é nessa etapa que é definido o que você vai fazer.
Ainda assim, se você tiver um grande fluxo de clientes e tarefas é possível que tenha dificuldade para organizar o que tem que fazer. Ai sim você vai precisar de algo para compilar as atividades diárias.
Nesse momento é importante avaliar se a ferramenta escolhida faz o que você precisa. Não adianta nada ser gratuita e não fazer o necessário, ou te oferecer um mundo de possibilidades, mas é super complexa e no fim do dia só vão te fazer perder tempo com processos difíceis que não vão te economizar tempo.
Pensando nas necessidades do microempresário, resolvemos criar uma ferramenta que fosse simples e barata. O foco é resolver o básico, de forma bem feita. Assim você para de apagar incêndio e começa a focar no que é importante.
Eis que surge o EmpreendeKit, um ferramenta de gestão que contempla a gestão financeira, de tarefas e clientes. Tudo isso de uma forma super simples, pensada especificamente para ajudar no dia-a-dia da gestão de pequenas e microempresas empresas.
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Abraços,
Lucas Hoogerbrugge (focando no que é importante, nosso leitor!)
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