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Depois que falamos sobre como preparar a sua empresa para fazer um bom registro do fluxo de caixa, a ideia aqui é passar dicas muito valiosas para o dia a dia, já que a organização do fluxo de caixa é uma atividade rotineira.

Sim, a saga continua o/

Se você não leu a 1ª parte, sugiro então que vá para lá antes de ler o artigo abaixo. É só clicar aqui: Passo a passo para você organizar o seu fluxo de caixa – parte 1.

Terreno preparado. E o dia a dia?

Agora que você sabe sobre as contas, os saldos iniciais, as categorias e o local de registro, nada mais justo do que passar algumas dicas para fazer um ótimo registro do seu fluxo de caixa:

1- Manter em dia, sempre

Para que você consiga fazer uma análise financeira mínima da sua empresa, as movimentações do fluxo de caixa precisam estar devidamente preenchidas com pelo menos: valor, nome, categoria, data e conta.

Sim, isso é o mínimo.

2- Conciliar com o extrato bancário

Ao contrário da caixinha da empresa, a conta bancária tem um extrato que você pode utilizar para conferir o que aconteceu lá. Para que você tenha uma noção completa de como sua empresa está financeiramente, é essencial que você concilie o que aconteceu com as contas (incluindo a do banco) com o seu fluxo de caixa completo.

3- Planejamento o futuro (mesmo que seja muito próximo)

Ferramentas especialistas no assunto (como o EmpreendeKit), te dão a possibilidade de inserir movimentações futuras de uma maneira fácil: com a recorrência de certas despesas ou receitas.

Por exemplo, Aluguel é o tipo de conta que se paga todo mês – ao criar a movimentação “Aluguel Escritório” para o mês de junho, você pode criar a recorrência para ela e fazer com que se repita todo o dia 5 até o fim do ano (ou até 2050, caso a inflação seja zero =D).

Tendo bem mapeado dentro do seu fluxo de caixa o que acontecerá no futuro próximo te ajuda a ver se haverá dinheiro suficiente para honrar as despesas assumidas. Isso porque com as movimentações inseridas, você já consegue visualizar o seu saldo total (ou por conta) a cada dia – verificando assim se você ficará negativo em alguma conta, mesmo que seja apenas temporariamente.

4- Não se esqueça da transferência entre contas

Ao receber um pagamento em dinheiro, você vai no seu fluxo de caixa e registra a seguinte receita “Cliente XYZ, valor: R$ 300, categoria: serviço, data: 23/5/13, conta: caixinha”.

Porém, daqui a 3 dias você vê que precisará pagar a conta de Internet e Telefone, no valor de R$ 250, que está em débito automático no banco, e vê que a conta lá está zerada.

Ou seja, você precisa passar pelo menos R$ 250 pra lá. Como fazer isso?

Em termos de fluxo de caixa, a receita já entrou, então você não pode registrar mais uma receita. Aqui então você precisa fazer uma “Transferência entre contas”, simplesmente enviando R$ 250 da conta “caixinha” para a conta “banco”.

5- Guardar as notas fiscais

Tudo que é gasto precisa apresentar uma nota fiscal mostrando quem recebeu e pelo quê. Assim como tudo que entra de receita requer que você emita uma nota fiscal.

Isso faz com que exista muita nota fiscal por aí e, se você não as organizar, é muito fácil se perder.

Além disso, por questões legais, é necessário guardar todo a parte contábil de uma empresa por pelo menos 5 anos.

“Só” isso?

Isso e muita disciplina para fazer tudo acontecer bem. E, claro, esse é só o básico.

O problema é que esse processo realmente toma tempo, o que faz sentido por ser uma parte muito importante de qualquer empresa. Porém, como mencionei antes, existem algumas ferramentas que te fazem economizar muito tempo aqui e que ainda te entregam uma confiabilidade muito maior.

Esse é o caso do nosso querido EmpreendeKit. Falando especificamente da ferramenta financeira dele, lá é possível fazer todos os pontos que mencionei aqui (contas, categorias, transferências entre contas, recorrência… tudo mesmo), porém de uma maneira MUITO mais rápida, simples e confiável.

Todas as informações são armazenadas em servidores top de linha no mundo (AWS, da Amazon), contando com backups e um baita sistema de segurança.

Você consegue garantir tudo isso da sua planilha de excel?

Veja mais sobre o EmpreendeKit aqui.

Abraços,
Luiz Piovesana (o mago do fluxo de caixa, de novo)

Via RSS de Saia do Lugar

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