No post Está na hora de você ter um bom controle financeiro mostramos alguns porquês de você ter um controle financeiro que se preze. Mas e por onde começar?!
É disso que se trata esta postagem. Do começo de todo e qualquer bom controle financeiro. Aí você, empresário espertão, pode pensar “Ah, vou para o próximo post, pois o começo de tudo eu sei. Quero algo mais avançado”. Pois é, o problema é que este “começo” é negligenciado pela maioria dos empresários. Acompanhe e você verá!
Como você sabe, um bom controle financeiro deve fornecedor informações confiáveis sobre todas as contas a pagar e a receber e sobre aquelas que já foram pagas e recebidas. A partir disso, ele deve lhe fornecer relatórios que lhe auxiliem na tomada de decisão, tal como o Fluxo de Caixa.
PLANO DE CONTAS – O COMEÇO DA SALVAÇÃO
O início de tudo é o Plano de Contas. O plano de contas é um descritivo de todos os tipos de receitas e despesas que sua empresa pode ter. O objetivo dele é padronizar o registro das contas.
O que acontece na maioria dos casos: o sujeito não tem um plano de contas (e nem sabe o que é isso), mas tem seu controle master avançado no Excel. Quando ele vai lançar uma conta referente a salários, por exemplo, fica desse jeito:
- 07/08 – Salários, Salário do pessoal R$3.300,00
- 10/09 – Genivaldo, Salário Genivaldo R$1.100,00
- 10/09 – Rosicléia, Rosicléia, R$1.100,00
- 05/10 – Funcionários, Pessoal R$2.200,00
- 07/11 – Salários Funcionários, Remuneração: R$2.200,00
- 05/12 – Rosicleia Maria, Salário: R$1.300,00
- 05/12 – Genivaldo João, Genivaldo: R$1.100,00
Percebeu o problema?
Não há qualquer padrão na hora de contabilizar o salário dos funcionários. E se fossemos analisar os demais lançamentos, todos estariam sem padronização nenhuma.
E qual o problema disso? Isso acaba com dois dos fatores mais importantes do gerenciamento financeiro que é a informatização e ter as informações acessíveis.
Imagine que você quer fazer um rápido levantamento de quanto gastou com salários nos últimos oito meses. E lembre-se que no controle acima, as informações estariam espalhadas no meio de centenas de outros levantamentos. E aí? Não seria fácil, certo?
De todas as formas que você possa pensar, não haveria nenhuma prática o suficiente para conseguir a informação no exemplo acima. Ou seja, você teria que procurar manualmente mês a mês até achar os valores. Outro exemplo: muitas empresas que têm vários fornecedores colocam o nome do fornecedor no “tipo” da conta. E quando você quer fazer um fechamento dos gastos com fornecedores? Tem que ficar caçando os lançamentos perdendo tempo com algo que poderia ser simples!
O plano de contas serve justamente para acabar com este problema. É como se fosse uma espécie de código, no qual sempre que houver uma conta relacionada a salário, por exemplo, este código estará presente. Assim, quando você quiser visualizar somente este tipo de conta, irá procurar por este código.
Veja como ficaria no exemplo acima:
- 07/08 – Salários Funcionários, Salário do pessoal: R$3.300,00
- 10/09 – Salários Funcionários, Salário Genivaldo: R$1.100,00
- 10/09 – Salários Funcionários, Rosicleia: R$1.100,00
- 05/10 – Salários Funcionários, Pessoal: R$2.200,00
- 07/11 – Salários Funcionários, Remuneração: R$2.200,00
- 05/12 – Salários Funcionários, Salário: R$1.300,00
- 05/12 – Salários Funcionários, Genivaldo: R$1.100,00
A única coisa que fizemos foi substituir o “tipo” de conta que não tinha nenhum padrão por “Salários Funcionários”. Assim, qualquer conta relacionada a salários dos colaboradores terá esta nomenclatura. Você consegue visualizar como o controle financeiro fica mais prático, não?!
E aí você, meu caro, que não tem isso na sua empresa vai se perguntar “como é que eu nunca pensei nisso antes?!?!”. Pois é, boa pergunta! E você, que sabe há tempos que isso é mais simples do que descer ladeira vai se perguntar: “você está louco?! Todo mundo sabe disso!”.
Infelizmente não! Já fizemos trabalhos para empresas de médio porte e que contabilizavam no seu financeiro igual ao exemplo, ou seja, sem padrão nenhum!
PLANO DE CONTAS NA SUA EMPRESA JÁ!
Se você não tem um controle financeiro, já devia ter começado faz tempo. Se você já tem, implante agora um plano de contas.
São dois passos apenas:
- Levante todos os tipos de receitas e despesas que sua empresa pode ter. Todos mesmo!
- Padronize os lançamentos de acordo com o seu plano de contas.
Simples assim!
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