O artigo de hoje foi publicado originalmente no Entrepreneur.com por Jason Womack.
Entender o ritmo do seu negócio e criar rotinas que ajudem diretamente na produtividade podem trazer uma enorme vantagem competitiva.
Eu trabalhei com um empresário que percebeu que suas 3 reuniões diárias com funcionários chave, um mentor e um novo fornecedor estavam impactando negativamente sua habilidade de enxergar o futuro da empresa. Isso porque essas reuniões tinham como foco assuntos do presente e do passado, ou seja, não se falava o suficiente sobre novas oportunidades e como se preparar para elas.
Por mais que ele estivesse colocando muita coisa em prática a cada dia, quando ele eliminou essas 3 reuniões, ele ficou muito mais produtivo.
Indo para a prática:
Escolha um dia “mais ou menos típico” do seu negócio e, em papel, descreva detalhadamente esse dia, procurando por uma resposta: quando que você se distrai?
Assim que você tiver detalhado sua rotina, considere essas 3 táticas para te ajudar a focar, priorizar e, finalmente, te ajudar a trabalhar de maneira mais inteligente:
1- Use períodos de 15 minutos com sabedoria
A distração mais penetrante que eu vejo empreendedores enfrentando é repensar uma tarefa que já havia sido pensada anteriormente.
Sempre são as coisas pequenas que mais nos distraem: talvez você tenha pensando em marcar uma consulta com o médico, ou que tinha que trocar a impressora de casa; talvez haja uma decisão financeira que você esteja adiando para quando você tenha mais tempo para pensar sobre o assunto.
Admita: você não terá mais tempo. Em vez disso, tire essas tarefas da sua frente. Durante a próxima semana, faça girar uma lista de tarefas que possam ser feitas em até 15 minutos.
Numa semana normal, meus clientes costumam ter listas de 10 a 20 tarefas desse tipo. Ter essa lista pronta significa que você pode cuidar de pequenas tarefas enquanto espera por um compromisso, por exemplo, ao invés de desperdiçar tempo passando por fotos do Instagram ou vendo atualizações do Facebook.
2- Maximize suas interrupções
A segunda maior barreira para a produtividade são as interrupções. O problema em si não é o tempo que se gasta vendo um SMS, lendo um email ou respondendo uma pergunta de um colega de trabalho ao seu lado – o problema real é o tempo que se gasta para voltar o foco ao que estava fazendo antes.
Por isso que você deve maximizar suas interrupções. Guarde 3 ou 4 assuntos para conversar com alguém na próxima vez que a vir – e peça o mesmo para as pessoas da sua equipe em relação a conversas e emails.
Claro, se algo for crítico, não espere. Mas você ficará surpreso ao ver quantas dessas interrupções, de fato, não são causadas por urgências.
Por exemplo, nesse mês enquanto eu saí para pedalar num passeio de 800km, um colega me enviou um email com 5 perguntas para as quais ele precisava das respostas até o final da semana. Ele me interrompeu uma vez, ao invés de 5 vezes separadas, e eu consegui resolver os 5 pontos de uma só vez em uma ‘sentada’ no fim de um dia.
3- Programe o seu futuro
Para ser mais produtivo você PRECISA olhar para o futuro. Abra o seu calendário e veja 3 meses para frente – usando de 300 a 500 palavras, descreva as metas pessoais, de saúde e profissionais que você terá alcançado.
Faça o mesmo olhando 6 meses 1 ano pra frente.
Essa prática te ajudará a definir seus grandes objetivos, o que ajuda diretamente na motivação e foco.
Que táticas você usa para minimizar as distrações e completar tarefas?
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Sem um planejamento com objetivos e metas bem traçadas, com certeza a produtividade nunca será máxima.
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p.S.: créditos da foto para a shutterstock.
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