O tiro pode sair pela culatra. Tentar ser produtivo demais pode fazer com que sejamos ineficientes. Veja porque
O trabalhador moderno tem uma caixa cheia de ferramentas de produtividade. Você pode escolher entre um aplicativo de tarefas como o Remember the Milk, ou o Wunderlist.
Você pode pedir pro seu telefone agendar uma reunião e responder uma mensagem de texto.
Se você tem uma caixa de entrada de e-mail confusa, existem aplicativos como o Mailbox que ajudam a classificar, arquivar e organizar suas mensagens em segundos.
No entanto, porque ainda é tão difícil fazer as coisas? Você começar com boas intenções: chegar à caixa de entrada zero, se preparar para uma reunião, e fazer pelo menos 5 das tarefas da sua lista.
Quando o relógio chega às 18h, você não conseguiu completar todas as tarefas do jeito que queria, e se pergunta, o que foi que fez nas últimas 8 horas de trabalho.
O problema pode não ter nada a ver com as ferramentas que você usa. Pode ser a maneira com que você as usa. Existem algumas características que as pessoas altamente ineficazes compartilham. Aqui, listamos 7.
#1. Você sempre termina a sua lista de tarefas
Aplicativos como Remember Milk incentivam você a terminar suas tarefas diárias. É por isso que eles existem.
No entanto, como Marissa Mayer explicou em uma conversa com o pessoal da Salesforce ano passado, verificar todos os itens de sua lista é um sinal claro de que você está sendo improdutivo.
Pessoas verdadeiramente produtivas priorizam tarefas e deixar as coisas que não são tão importantes de lado. Eles não são pessoas que completam listas, são produtivas.
#2. Você sempre atende o telefone
Alguns colegas sempre estão ao telefone. Uma pesquisa indica que é muito mais eficaz para se concentrar no que você está fazendo no momento, se você não atende o telefone.
Uma ligação é uma interrupção na maioria dos casos – isso significa que você está sendo multitarefas, o que significa que você está abrandando as coisas. Deixe o telefone tocar, termine a sua tarefa e, em seguida ligue de volta.
Muitas vezes atender o celular pode matar a produtividade
#3. Você faz tudo de uma vez só
Aparentemente, quando se trata de gestão de documentos, e-mails ou mídias sociais, é mais eficaz lidar com um problema assim que ele chega.
Portanto, se alguém lhe oferece um contrato, é melhor assiná-lo ali mesmo. Caso contrário, o tempo investido em receber o documento, arquivá-lo, assiná-lo e entrega-lo de volta se multiplicarão.
Mas isso nem sempre é verdade. Nos e-mails, feeds e mídias sociais nem sempre precisamos fazer tudo de uma vez só.
Afinal, a maioria das mensagens não são importantes – nem a maioria dos documentos.
#4. Você vê a comunicação como uma via de mão única
Esse é um grande problema das pessoas ineficazes. Você quer saber por quê você não pode fazer nada, nem motivar pessoas? Olhe no espelho. Na maioria dos casos, aqueles que têm mais problemas de comunicação são quem conduzem todas as conversas.
Você não pode realmente entender o que as pessoas querem, se nunca cala a boca e escuta. Pior ainda, ser um comunicador de mão única significa que as pessoas são menos propensas a lhe dar a mão.
Ouça mais e, você pode ganhar um aliado na produtividade.
#5. Você bloqueia todas as interrupções
Falamos como é ruim atender as chamadas telefônicas a todo momento. Isso significa que você não está terminando a tarefa que tem em mãos.
No entanto, ter uma regra rígida sobre não sofrer interrupções também não é eficiente. Por que isso acontece?
Como você deve saber, as interrupções podem funcionar como um combustível para o cérebro. Você está terminando uma tarefa e, alguém invade a sua mente. Esses momentos do dia podem lhe dar novas ideias.
Além disso, ser eficaz, por vezes, significa deixar interrupções guia-lo em uma direção possivelmente melhor.
Apenas certifique-se de que você é seletivo sobre quais interrupções você vai deixar ditar o seu dia.
Bloquear todas as interrupções, e viver em uma bolha, não ajuda a ser produtivo.
#6. Você está jogando para ganhar
Pessoas ineficazes estão olhando para a vitória em tudo o que fazem. No livro “Give and Take: A Revolutionary Approach to Success”, escrito por Adam Grant, as pessoas com ideia de sempre da vitória acaba por ser contraproducente, porque não conseguem perceber o papel de outras pessoas para que você tenha sucesso.
Pessoas altamente eficazes dirigem seus esforços em direção a uma vitória do grupo, e elas fazem parte de um esforço global da equipe. É preciso uma aldeia para ser produtivo.
#7. Você está apenas focando em ser eficaz
Sim, há uma grande ironia nisso. Quanto mais você se concentrar em ser eficaz, menos eficaz será.
No trabalho de escritor, por exemplo, muitas vezes achamos que o objetivo é ser o mais eficiente possível. No próprio ato de se concentrar na própria eficiência e tirar coisas da nossa frente, completamos tarefas prematuramente, antes que tenhamos informações suficientes.
Em muitos aspectos, é melhor se concentrar em relações com os colegas de trabalho, ou sobre se a sua empresa está oferecendo um serviço melhor para o mundo, ou até mesmo se você está tendo tempo para jantar em casa.
Essa visão mais holística, no final, pode lhe dar a perspectiva sobre o que é mais importante.
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Este artigo foi adaptado do original, “7 Habits of Highly Ineffective People”, da Inc.
