Onde você trabalha afeta o modo como você trabalha. Trabalhando em um ambiente desordenado, confuso, ou com distrações irá afetar o seu trabalho, e, provavelmente, de uma maneira negativa.
Se você é como o trabalhador mediano, você gasta a maior parte de seu tempo sentado na frente de uma tela de computador. Mesmo que o seu trabalho gire em torno de um computador, o seu escritório como um todo deve ajudá-lo a ser o mais produtivo possível.
Um escritório bem organizado tem enormes benefícios. Em primeiro lugar, ele fornece uma sensação de controle e competência, o que leva a níveis mais elevados de produtividade. Em segundo lugar, o fato de que ele ser organizado previne distrações. O seu escritório estando organizado pode absorver novos trabalhos e posicionar você para o sucesso.
Comece a livrar-se das coisas desnecessárias
Você não pode criar um espaço de trabalho produtivo sem A Limpeza.
Dependendo da condição do seu escritório, limpá-lo pode levar de algumas horas a um dia inteiro.
O objetivo final da limpeza é ter um escritório completamente livre da desordem.
Crie um espaço de coleta
Cada escritório precisa de um lugar para colocar as coisas que entram.
Existem três tipos principais de coisas que circulam em um escritório: 1) documentos importantes, 2) coisas que você precisa guardar (jaqueta, guarda-chuva, caneca de viagem), e 3) lixo.
Um espaço de coleta deve ser criado na área mais visível do seu escritório. Se você tem uma porta, crie o seu espaço à direita da porta. Se você estiver em um cubículo, crie um espaço em algum lugar perto da entrada.
Um espaço de coleta deve ter: 1) um aparador ou bandeja para documentos; 2) uma prateleira, ganchos, ou uma caixa na qual pretende colocar itens importantes; e 3) uma lata de lixo.
O seu espaço de coleta ajuda a manter o escritório limpo com pouco esforço.
Mantenha a sua área de trabalho livre da desordem
O espaço físico mais importante no seu escritório é a área de trabalho.
A maioria das pessoas acha que elas são mais produtivas quando trabalham em um ambiente de trabalho que é livre da bagunça. Outras pessoas, em geral as do tipo criativa, se sobressaem em um ambiente desordenado.
Se você tem uma propensão para o criativo e um amor secreto pela desordem, então, faça o que for melhor pra você. Alguns empresários, incluindo o famoso Tony Hsieh, amam uma mesa bagunçada.
Para os menos inspirados entre nós, uma área de trabalho limpa e pura é a melhor opção. Os nossos estilos de trabalho são refletidos pelo nosso ambiente de trabalho, ou seja, um espaço de trabalho limpo cria um fluxo de trabalho produtivo.
Coloque duas bandejas para documento na sua mesa
Um sistema de duas bandejas é o mais simples e eficaz para lidar com os papéis que estão chegando.
O sistema funciona assim: 1) bandeja nova para novos documentos; 2) bandeja velha para os documentos que você abriu ou olhou e precisa lidar com eles.
Todos os documentos novos, não lidos, ou não abertos vão na bandeja nova. Esta bandeja é para as pessoas que passam pelo seu escritório para jogar coisas na sua mesa. Aponte para a bandeja. A bandeja nova é para coisas que você ainda tem que lidar com elas. Envelopes fechados, pastas, documentos – tudo está esperando por você, bem empilhado, para quando você estiver pronto para mexer com eles.
A bandeja velha é para as coisas que você abriu, mas ainda precisa mexer – digitalização, arquivo, encaminhar um documento, etc. É como uma lista de coisas a fazer, mas pelo menos ela não está espalhada por todo o seu escritório.
Esta é uma abordagem muito simples, mas funciona muito bem para eliminar a bagunça de documentos na sua mesa de trabalho, deixando você livre para ser mais produtivo.
Crie duas zonas
Nem todo o trabalho é criado de forma igual. Você deve tentar aproximar a sua organização do escritório com essa perspectiva de duas zonas.
Zona 1: O trabalho do computador. Esta é a sua área de trabalho tradicional. Você gasta a maior parte de seu tempo aqui, produzindo e finalizando as coisas.
Zona 2: O trabalho que não é do computador. É aonde você vai para fazer coisas que não necessita de computador. Poderia ser a mesma mesa, mas é muito melhor uma outra área que seja limpa de monitores, cabos e carregadores. Este lugar é onde você vai quando você for mexer com documentos, usar o seu iPad, assinar papéis, digitalizar documentos, ou selar envelopes – o que quer que seja, não precisa de uma abordagem “mãos no teclado” para trabalhar.
A proposta de duas zonas para um escritório ajuda você a organizar o seu trabalho e a conseguir finalizar as coisas que você tem que lidar diariamente.
Coloque objetos em gavetas ou bandejas organizáveis
A maioria dos escritórios precisa de poucos suprimentos. Mesmo Andrew Hyde, o minimalista extremo que reduz as suas posses em até 15 coisas, precisa de um lugar para colocar o seu iPhone, carregadores, fones de ouvido, câmera, óculos de sol, e carteira.
Se você tem 15 itens ou 500, você precisa de um lugar para colocar todos eles – um lugar que não seja visível. A gaveta é o lugar mais lógico. Evite a tentação de manter o seu grampeador bonito, a lixeira da fita durex da moda, e o adorável clipe de papel em cima da sua mesa. Na maioria dos casos, estes suprimentos precisam ser armazenados em um lugar organizado e acessível como uma gaveta.
Consiga uma grande lata de lixo
Uma lixeira maior soa um pouco bobo, mas é realmente um corte estratégico. Aqui está o por quê. A maior parte do papel que entra em um escritório pode ser descartado ou digitalizado ao invés de arquivado. Arquivar papéis é uma das tarefas que toma a maior parte do tempo e é, portanto, a mais procrastinada.
Devido a uma grande lata de lixo ser mais visível, você tende a pensar sobre isso mais vezes. Quando o papel desnecessário entrar no seu espaço de trabalho, você está mais propenso a colocá-lo na lata de lixo do que empilhá-lo em uma torre de papel desordenada de “não sei o que fazer com ele.”
A lixeira maior também impede a lixeira de transbordar. Uma das piores formas de desordem escritório é uma lata de lixo que atingiu sua capacidade máxima há três dias. Compre uma lata de lixo maior, e você será capaz de absorver mais resíduos. E não deixe de reciclar!
Conclusão
Certifique-se de combinar o seu sistema de produtividade pessoal com o seu método de organização no escritório. Alguns métodos de produtividade recomendam uma determinada forma para organizar o seu escritório.
Seja qual for o seu método organizacional preferido ou sistema de produtividade, não espere para criar o seu escritório organizado. Quanto mais você esperar, mais tempo você desperdiça.
Que métodos você usa para criar um espaço de escritório organizado?
