Você sente que seu tempo não tem rendido o suficiente? Separamos 5 dicas para mudar a sua percepção de produtividade
Se você lê cada livro e gestão do tempo publicado ou vai a cada seminário do assunto, você é capaz de vibrar a cada nova técnica que lhe promete novos resultados.
Mas, muitas pessoas não sabem muito, nem se interessam pelo assunto, desconhecendo os benefícios de uma gestão do tempo adequada e bem sucedida.
Vamos poupar o seu tempo e falar sobre algumas técnicas-chave para uma gestão eficiente do tempo.
#1. Faça e utilize listas
Não há uma única disciplina ou sistema de gerenciamento de tempo no mundo que não gire em torno de fazer ou utilizar listas. Você não pode carregar tudo na sua cabeça.
Tente operar com algumas listas básicas:
- Agenda: um planejamento para o ano todo, dia-a-dia.
- Lista de coisas a fazer: esta é uma lista de coisas a fazer básica, organizada por mês, semana e dia, priorizada com itens.
- Lista de pessoas para ligar: a terceira lista é uma lista de ligações a serem feitas, também priorizada em ordem alfabética.
- Lista de pessoas: uma lista de pessoas que interagem com você, onde podemos anotar as coisas que precisamos falar com eles sobre ideias entre reuniões e conversas.
Você tem que ter algum tipo de rotina, usando regularmente listas para que você tome as melhores decisões. Se você não está fazendo listas, você está perdendo dinheiro.
Crie listas para otimizar a suas atividades.
#2. Use arquivos de follow up
A ideia é simples: tenha 3 pastas de arquivos numerados de 1 a 30: que represente o mês atual e os 2 próximos meses.
Vamos supor que você precisa fazer follow up em um cliente no dia 10 do próximo mês. É só você colocar no dia 10 do próximo mês no seu arquivo. Certamente você poderá esquecer, mas no dia 10 do mês que vem, a sua tarefa vai aparecer.
Isso vai ajudar você a diminuir a desordem e lembrar de seus compromissos, além de organizar as atividades diárias.
Você pode fazer isso manualmente, com pastas e papel, ou com softwares de gerenciamento, como CRM, ou ERPs.
Mas, seja manual, fisicamente ou um misto das 2 maneiras, um sistema de arquivos de follow up pode ser um ótimo companheiro de produtividade.
#3. Diminua as reuniões
Geralmente nada é feito durante as reuniões e, provavelmente, todos odeiam isso. Para muita gente as reuniões são um lugar para se esconder. Ou fingir ser importante.
Mas elas não são o lugar para realmente fazer o trabalho ou agir. Você precisa de uma estratégia para evitar as reuniões. Se você conduz reuniões, você precisa de uma estratégia para abreviar as reuniões.
Se você assiste reuniões, precisa de uma estratégia para escapar delas à vontade.
#4. Bloqueie o seu tempo
A maioria das pessoas tem seus horários bloqueados com outras pessoas. Para cada ano, perdemos grande parte do nosso tempo assim: reservando espaço para ligações e outros encontros.
Se você colocar o seu calendário antes de você e bloquear tanto tempo quanto possível, com a maior antecedência, então você pode deixar apenas uma pequena quantidade solta.
Ao fazer isso você impede as demandas de outras pessoas de atrapalharem a sua rotina.
Tire um tempo pra você.
#5. Ganhe tempo
Hoje podemos fazer várias coisas ao mesmo tempo, otimizando nosso tempo livre. Uma palestra, um livro, um vídeo, tudo isso pode ser acessado através de mídias online, dentro de Kindles ou tablets.
Algumas pessoas gastam seu tempo retornando telefonemas, respondendo e-mails e produzindo, tudo isso ao mesmo tempo.
Esse é um erro por 3 razões:
- Você faz isso às pressas e sem a preparação adequada.
- É um mal precedente para definir a maneira com que você se comunica com as pessoas.
- Você rouba o seu tempo, não se concentrando no que realmente precisamos.
O uso disciplinado de todos os recursos e tempos que temos pode nos dar uma larga vantagem.
O escritor, agora famoso, Scott Turow escreveu seu primeiro romance usando o tempo entre o seu deslocamento nos metrôs de Nova Iorque. Ao redor dele, outras pessoas estavam apenas matando tempo.
Para a maioria das pessoas, esses minutos não importam. Mas eles importam. Então quando você dá a desculpa de que “são apenas 10 minutos”, você está perdendo tempo.
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Este artigo foi adaptado do original, “5 Time Management Techniqus Worth Using”, da Entrepreneur.
