Em um projeto faz-se imprescindível que a boa e clara comunicação seja estabelecida de imediato, desde a concepção do briefing até durante cada etapa do projeto. Cabe ao profissional saber ouvir e ter a sensibilidade de entender o que o cliente quer sem qualquer análise anterior ou “achismos”. Ao primeiro contato faz-se necessário se abster de todo tipo de opinião e apenas ouvir o cliente. Feitoisso é chegada a hora de sanar qualquer dúvida e seguir adiante com o planejamento.
A prática evidenciada em um escritório e/ou agência ratifica a máxima dita por muitos autores especializados em gerenciamento de projetos: o responsável pela comunicação, interna e externa, é o gerente de projetos. E para que o ruído não esteja no meio do caminho, faz-se necessário o estabelecimento de um padrão, de um cronograma a ser seguido e, claro, de um planejamento, já pensando em prevenir uma possível falha na comunicação. Isto poderia causar atraso, gasto excessivo para o cliente e até uma interrupção total ou parcial do escopo.
O primeiro passo é identificar todos os envolvidos no processo para, em seguida, estabelecer as atribuições de cada um deles, como por exemplo: poderá haver dias em que o cliente terá que ficar ausente resolvendo outras questões, logo torna-se imprescindível repassar a responsabilidade e autonomia das decisões do determinado projeto a um segundo nome, este já pré-determinado. É preciso também entender todas as expectativas e necessidades de todas as partes envolvidas no projeto.
Sabe-se que a comunicação “ocupa cerca de 90% do tempo do gerente de projetos” e “afeta todas as partes interessadas”, por isso é recomendável que durante todo o processo, assim como as informações técnicas, os critérios de sucesso da equipe também devem ser transmitidos, seguindo com as determinações pré-estabelecidas pelo cliente com base em seu critério de prioridades.
É ainda no planejamento (plano de comunicação) que se define como será feita esta comunicação (seu formato e conteúdo), isto é, se será feita via telefone, email, intranet, como serão os tipos de relatórios internos, comunicados à imprensa etc, estando sob a responsabilidade de alguém da equipe previamente nomeado pelo gerente.
A frequência e a periodicidade com que é feita também se faz importante, principalmente pelo fato de dar um ritmo ao trabalho a medida que está sendo realizado. Outras questões como “se a aprovação de determinada solicitação poderá ser feita por e-mail, qual será a mensagem padrão para essa aprovação? Como e onde isso ficará arquivado?”. Tudo isso deve ser pensando antes de começar o esboço de qualquer projeto.
Para muitos clientes, não me atrevo a dizer ‘maioria’, isso pode soar como um exagero, mas ao longo de todo o processo ou ao final dele, verá que não é. Aconselha-se que esse tipo de padrão de comunicação deva ser empregado tanto em grandes quanto pequenos projetos, mesmo porque o que podem parecer meros “detalhes”, como confeccionar atas de reunião, emails oficiais, assinaturas eletrônicas e outros, pode por muitas vezes podem evitar dores de cabeça desnecessárias.
Por Mariana Costa, jornalista, assessora de comunicação, heavy user de redes sociais e gestora de mídias digitais. Atualmente, cursa pós-graduação em Gestão Estratégica de Marketing Digital.
Fontes: Textos de Letícia Bade; artigo “Gerenciamento da comunicação no projeto”, de Lilian Barrey; Livro “Conversação em rede”, de Raquel Recuero.