Planejamentos, por definição, se referem à criação de expectativas. Você planeja um projeto, suas atividades etc. para que, no final, algo seja entregue. Seja uma equipe fazendo um projeto interno ou um vendedor planejando o que será entregue ao cliente.
Isso é previsão do futuro, então estimamos o quanto e o quê entregaremos ao completar esse plano. E é aí que surgem duas dúvidas.
Dúvida 1: Devo prometer pouco para poder entregar muito?
Faz bastante sentido seguir o modelo de Kano (que diz que entregar mais do que o cliente espera gera uma satisfação MUITO maior do que apenas o que ele espera): você promete X e, ao entregar o resultado, o seu cliente/chefe/colaborador vai ficar felizão vendo que tem mais do que X lá.
Quem esperaria ver esse Pug tocando guitarra?
O problema disso é que a sua meta talvez não tenha sido feita de maneira realista. Se você sabe que pode entregar 2X e promete apenas X, você se coloca numa posição tão confortável que ela chega a incentivar a mediocridade (sua e/ou da sua equipe).
Dúvida 2: Então devo prometer muito?
“É melhor mirar muito alto e errar do que mirar baixo e acertar“
Com metas ousadas você cria um desafio. Para profissionais que sempre buscam melhorar, enxergar grandes desafios pode ser uma ótima maneira de motivá-los.
Por outro lado, metas muito ousadas tendem a não ser sempre alcançadas, o que gera descontentamento e desmotivação geral – mesmo todos sabendo que essas metas eram muito altas e que o “médio” poderia ser suficiente.
Mas e aí?
É um paradoxo meio chato, porque basicamente existem duas coisas que bons profissionais gostam de fazer:
- Entregar a mais, causando aquela surpresa que vai deixar pessoas felizonas.
- Ter metas ousadas que pedem aquele esforço a mais.
Como quase tudo na vida (fora ler o glorioso Saia do Lugar ou dançar como os teletubbies), o negócio é equilibrar os dois lados. Pra isso, existem alguns pontos a se considerar no planejamento.
Quais são as verdadeiras métricas de sucesso?
Vários projetos têm inúmeras métricas onde você pode gastar a vida analisando, mas quais são as métricas que realmente indicam o sucesso ou fracasso dele?
Essas metas devem ser entregues de qualquer maneira. Puxar a meta pra cima como forma de incentivo, nesse caso, pode não ser a melhor ideia. Se passar um pouco, ótimo; se passar muito da meta, considere que foi erro de planejamento e revise os métodos.
A experiência ajuda a fazer melhores estimativas
Sua empresa ou as pessoas envolvidas no projeto já fizeram algum no mesmo estilo antes? Se sim, o ideal é colocar metas mais agressivas porque: 1- isso motiva os envolvidos, o que poderia ser crítico por esse projeto ser ‘repetido’; 2- pode mostrar o ganho de eficiência através da evolução na curva de aprendizagem.
Caso sejam pessoas novas, considere isso nas metas desse projeto e dê espaço para surpresas. Isso porque o tempo focado em aprendizado fará diferença no futuro.
Aprendizado é essencial
Uma métrica muitas vezes deixada de lado, mas que é quase sempre essencial é o aprendizado, principalmente quando se refere a um projeto ou processo novo na empresa.
A ideia por trás do aprendizado é ganhar conhecimento sobre o quê fazer, como fazer ou mesmo se vale a pena fazer.
Nesse caso, é difícil colocar uma meta como “70% de aprendizado”. Para ser algo alcançável, é mais prático definir como meta o que será pesquisado ou vivenciado. Por exemplo: pesquisar 10 ERPs diferentes, testar 3 e tentar implementar 1.
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Lidar com as expectativas é algo essencial em qualquer relação com pessoas.
Isso significa que, por exemplo, se eu não receber uma visita do Faustão hoje trazendo uma recheada poupança Bamerindus (das antigas, hein?!), não vou ficar desapontando, porque não estou esperando por isso. Porém, se o pessoal que fez faculdade comigo desmarcar o happy hour de hoje, aí não vou ficar nada feliz.
Existem não só emoções envolvidas, como também ações que dependem de você e das suas promessas. Tenta esquecer o aniversário de namoro ou casamento pra ver o que acontece.
De maneira prática, a partir do momento em que se promete, você tem 2 possibilidades:
- Entregar.
- Se não entregar, arrume o erro, aprenda o porquê e faça o máximo para não repetí-lo.
Abraços,
Luiz Piovesana (por metas altas e clientes surpreendidos)
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Veja também:
- A importância da estratégia e do planejamento
- Planejamento: Sempre afie seu machado
- Os fundamentos de um planejamento eficiente
