As reuniões da sua empresa não funcionam? Essas regras prometem colocá-las na linha
As reuniões são um importante ponto de dor para a saúde organizacional de muitas empresas. A solução, no entanto, não é menos reuniões, são reuniões mais regulares e específicos.
Parece divertido, certo? Deixe-me explicar.
O verdadeiro trabalho das equipes é feito em reuniões. Se você está desenvolvendo um novo plano de marketing, por exemplo, você pode fazer isso através de uma troca de e-mail, uma série de equipe.
Abaixo temos 5 regras para recuperar o controle de suas reuniões e torná-las uma ferramenta de produtividade e vantagem competitiva.
Regra #1. Reúna-se regularmente
Equipes saudáveis usam reuniões para discutir as decisões importantes. Eles se envolvem em discussões aquecidas.
O plano, muitas vezes muda com base na equipe. E o consenso não é assumido, nem conseguido com muita regularidade. No final, porém, todos se sentem como se tivessem feito a sua parte.
Reúna-se com frequência para discutir decisões importantes.
Regra #2. Faça diferentes reuniões para informações diferentes
As equipes de sucesso mantêm diversas reuniões para tratarem sobre diferentes tipos de informação. Você não mistura as reuniões administrativas com as reuniões estratégicas, com as reuniões de gestão de pessoal.
Por que? Os nossos cérebros não são tão hábeis a ponto de partir de um tipo de informação para outro em tão pouco tempo.
Regra #3. Crie uma agenda baseada nas necessidades de cada membro da equipe
A pauta ideal de uma reunião não resulta em uma lista de e-mails que circulou e não é baseada unicamente nas prioridades estratégicas dos líderes, durante as reuniões, e isso é importante.
Essa é uma mudança poderosa, pois significa que os membros da equipe estão discutindo as questões que fazem parte do dia-a-dia da equipe. Concentre-se nessas coisas.
Regra #4. Atribua um moderador que tenha firmeza e tato para conduzir a reunião
A outra coisa que acontece em uma reunião é a procrastinação. Em equipes saudáveis as pessoas estão prontas, dispostas e capazes de apontar quando um assunto não tem nada a ver com a pauta e coloca a equipe de volta nos trilhos.
Se a equipe está trabalhando nessas questões, mas não é isso que precisa fazer, escolha um líder que se sinta confortável o suficiente para manter a pauta da reunião ativamente, sem se perder.
Encontre um mediador para manter a reunião nos trilhos.
Regra #5. Passe os últimos minutos da reunião recapitulando as o que foi tratado
Para reuniões produtivas, o fim é tão importante quanto o começo. Não deixe que as pessoas fujam com a discordância em silêncio. Se o líder não for claro sobre o compromisso que as pessoas precisam assumir, pergunte!
É importante que todos estejam na mesma sintonia sobre o que será feito, e sobre tudo que foi dito, e o que será feito após a reunião.
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Este artigo foi adaptado do original, “5 Rules for Efficient, Effective Meetings”, da Inc.
