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Este texto faz parte da coluna da Plataforma Brasil feito especialmente para os leitores do Saia do Lugar.
Por: Gustavo Chierighini, fundador da Plataforma Brasil Editorial.

Caro leitor, você já deve estar esgotado (eu estou) da esmagadora avalanche cotidiana de frases feitas, verdadeiras na maioria das vezes, mas cansativas por conta do lugar comum que ocupam, eu entendo. Máximas como “tempo é dinheiro” ou “dinheiro não aceita desaforo” realmente são muito batidas. De fato vivemos no império dos lugares comuns.

Fique tranquilo, não vou abordá-lo com mais uma, mas não posso deixar de destacar o valor que uma estrutura organizada de conhecimento representa para um negócio, seja ele imenso ou embrionário. O fato é que com o tempo, acumulamos experiência e informação suficientes para contribuições significativas, em termos de amadurecimento negocial e otimização do trabalho. Mas caso esse conteúdo valioso não esteja bem organizado, pouco ou nada pode trazer em termos de benefícios.

Não precisa parar de ler o texto, não recomendarei a aquisição e implementação de nenhum pacote de sistemas, nem mesmo afirmarei a importância de se contratar uma consultoria especializada para isso. Trata-se antes de método, disciplina e boa gestão.

Vamos lá:

1. Implemente uma estrutura de arquivamento de documentos e conteúdos, físicos e eletrônicos, organizados por negócios, transações, projetos, ou informações de atualização e cunho estratégico na linha do tempo (incluindo correspondências em meio eletrônico e físico). Faça com que a sua equipe incorpore a cultura para a preservação deste material;

2. Sem engessar o dia-a-dia, e sem esmagar a empresa com procedimentos sem fim, estabeleça padrões para a confecção de documentos, de contratos e propostas a apresentações e outros conteúdos produzidos;

3. Eleja um colaborador (pode ser você mesmo) como guardião destes procedimentos e de sua organização;

4. Estabeleça critérios de acesso, de forma a não infringir cláusulas de sigilo ou permitir vazamentos de informações;

5. Diante da massa de conteúdos e informações, estabeleça um filtro em convergência com as necessidades cotidianas e estratégicas de informações e acesso de sua equipe. Isso contribui para a disponibilização de conteúdos dirigidos, com fácil localização e sem acúmulos desnecessários;

6. Estabeleça um processo interno de contribuição para a alimentação da base de conhecimento comum. Isso deve envolver não somente o arquivamento estruturado, mas também as dinâmicas de compartilhamento do conhecimento. Desta forma todos os colaboradores podem contribuir adicionando informações em linha com critérios pré-estabelecidos.

7. Quando possível sistematize estes procedimentos.

Até o próximo, e boa sorte.

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A Plataforma Brasil Editorial atua como uma agência independente na produção de conteúdo e informação.

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Via RSS de Saia do Lugar

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