Você está lutando contra o tempo? Aqui está a luz no fim do túnel
Quando você tem uma equipe que depende de você e 1 milhão de prazos para atender, se desligar não é uma opção.
Aqui está como fazer um plano, se manter produtivo, e não deixar a peteca cair.
A qualquer momento em um determinado dia, nós temos notificações, mensagens de texto, alertas de e-mail, telefonemas, mídias sociais, e até mesmo pessoas que disputam a nossa atenção.
Não só estamos ocupados no presente, mas também nossas mentes muitas vezes são consumidas com o futuro e todas as decisões que temos que fazer.
Enquanto é mais provável que nossa lista de tarefas cresça mais do que diminua, a chave para reduzir o cansaço é gastar o tempo que você tem produtivamente.
Antes, vamos compartilhar algumas dicas que vão ajudar, vamos primeiro olhar para algumas das coisas que ficam no caminho de sua produtividade.
Falta de limites
A maioria das pessoas não são boas ao estabelecerem limites fortes ao redor de seu tempo e, são ainda piores em observá-los.
É importante quando você agenda um horário para fazer algo, que você realmente faça. Resistir atendendo telefonemas, verificando e-mails e passeando em mídias sociais ou tomar café com os amigos, pode ser difícil, mas também vale a pena.
Distrações e interrupções
Distrações acontecem por uma das 2 principais razões: ou deixar de limitar a nossa exposição ou uma indicação de que nós precisamos de uma pausa.
Você precisa aprender a notar a diferença, impor esses limites que apenas mencionamos e reservar tempo para descansar e rejuvenescer quando necessário.
Você está preparado para lidar com suas distrações?
Fazer tudo sozinho
Temos muitas responsabilidades e várias funções na vida e no trabalho. Um dos maiores drenos na produtividade é que podemos fazer mais do que somos capazes de realizar.
Pode ser difícil abandonar o controle, mas isso nos dá a oportunidade de trabalhar no que é mais importa ao permitir que outras pessoas cuidem do resto.
Além de delegar, que tipo de coisas você pode automatizar ou, pelo menos, criar um processo simplificado para lidar?
Prepare-se para o sucesso, criando e aderindo seus limites, minimizando distrações e superando a ideia de que você é o único que pode fazer o que deve ser feito.
Se você se aplica a estes 3 princípios sem adicionar qualquer uma das dicas listadas abaixo, você verá um aumento definitivo na sua produtividade.
Se você quiser ainda mais produtividade, porém, aqui está como conseguir.
#1. Separe as tarefas em pedaços
Quanto tempo pode ficar focado em uma tarefa ou projeto?
Seja por 20 minutos ou 2 horas, quebre seu dia em blocos de tempo e agende tarefas que possam ser concluídas nesses blocos.
Faça pausas curtas entre cada pedaço.
#2. Mapeie
O projeto de mapeamento é uma ótima técnica de gestão em que você pluga tarefas de um projeto em intervalos de tempo disponíveis no seu calendário, como se você fosse agendando uma reunião com um cliente.
Ficamos tão sobrecarregados quando temos um grande projeto e um prazo curto.
Mapear as tarefas do projeto fora no nosso calendário, define tempos específicos para trabalhar com eles, então eles são realizados.
#3. Calcule
O princípio de Pareto, ou a “regra 80/20” como normalmente é referido, diz que 20% de tudo o que você está falando é vital e 80% é trivial.
Aplique isso a sua lista de tarefas: 20% do que você faz irá produzir 80% de seu progresso. De todas as tarefas que devem ser feitas, você pode escolher os 20% que você moverá mais próximo em direção a seus objetivos?
#4. Divida em 4
Em uma folha de papel, crie uma lista de afazeres. Faça essa lista tão inclusiva quanto possível. Divida uma folha de papel em quatro quadrantes.
No quadrante 1, anote todas as tarefas da sua lista que você ganha dinheiro. No quadrante 2, escreva as tarefas na sua lista que torna possível para você ganhar dinheiro, como atividades de marketing.
Já no quadrante 3, você deve incluir tarefas que não te fazem ganhar dinheiro, mas que precisam ser feitas. Estas são suas operações de negócio como e-mail administrativo, gestão da equipe e reuniões, pagar contas, etc.
No Quadrante 4, liste todas as atividades da sua lista que verdadeiramente são tarefas que podem ser delegadas a alguém ou simplesmente podem ser excluídas completamente da sua lista de afazeres.
Sempre se desafie a colocar pelo menos 5 itens em quadrantes 1 e 4 e gaste seu tempo fazendo as tarefas nos quadrantes 1 e 2, o máximo possível.
#5. Tempo
Você provavelmente é mais produtivo em determinados momentos do dia do que outros.
Agende suas tarefas mais difíceis e mais importantes durante seus tempos mais eficientes do dia e salve suas atividades mais fáceis/menos importantes para os períodos de baixa energia.
Descubra as horas do dia em que você é mais produtivo, e use-as a seu favor.
#6. Questione
Se você notar que certas tarefas na sua lista nunca parecem terminar, é hora de pergunta se vale a pena fazê-las.
Você pode mover essas tarefas para o quadrante 4?
#7. Maximize
Maximize seu tempo agrupando tarefas semelhantes. Por exemplo, se você tem reuniões com clientes, planeje dar recados, enquanto você está fora.
Então agende várias tarefas que você pode fazer em seu computador para outra parte do dia ou um dia diferente.
#8. Planejar
O planejamento afeta sua produtividade de muitas maneiras. Prepare-se para o sucesso, tendo tempo para se preparar para o dia seguinte.
Estude o tempo que tem entre compromissos e prazos e faça um plano na noite anterior para as tarefas que você realizará.
#9. Pausa
Tão intuitivo quanto parece, uma pausa é na verdade uma forma muito eficaz para ser mais produtivo.
Tome um banho. Faça uma caminhada. Se perca no Instagram por 15 minutos.
Você vai ficar renovado quando retornar ao trabalho.
#10. Foco
Quando você está sobrecarregado com tarefas e precisa voltar aos trilhos, às vezes ajuda focar as tarefas que você tem que completar com toda a sua energia.
Isso significa se esquecer de algumas coisas que normalmente faz para manter a vida como de costume.
Trabalhar de casa, assistir seus programas de TV favoritos ou sua noite semanal com amigos podem ser um sacrifício que valem a pena para o curto prazo para que você possa se concentrar toda sua energia e ser mais produtivo.
Não importa o quão rápido você terminar as coisas da sua lista, use o seu precioso tempo em coisas que mais importam e você vai se sentir mais produtivo.
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Este artigo foi adaptado do original, “10 Productivity Tips For The Overwhelmed Entrepreneur”, da FastCompany.
