Nós vivemos em um ambiente rodeado de distrações. A qualquer momento, temos acesso ao Facebook, Twitter, e-mail, e outras formas de comunicação no nosso celular. Não podemos dizer que essas atividades sejam totalmente inúteis, afinal de contas, quando utilizadas de maneira correta, elas podem contribuir amplamente para nos manter informados. Porém, sabemos que existem outras tarefas mais importantes para trabalharmos.
Bom, nada disso importaria se todas as tarefas fossem igualmente valiosas. Infelizmente, ou talvez felizmente, nós vivemos em um mundo onde pouquíssimas coisas são realmente valiosas. Essa ideia é um tanto contra intuitiva. A ideia de que 50% dos nossos resultados provem de 50% do nosso trabalho é lógica e justa. Ainda assim, diversos estudos mostram que essa maneira de pensar não está exatamente correta.
Já em 1906, o economista italiano Vilfredo Pareto, ao estudar a distribuição de terras na Itália, percebeu que 20% dos proprietários de terra possuíam cerca de 80% do território. Pareto conseguiu encontrar a mesma proporção em diversas outras áreas, sendo encontrada, por exemplo, nas ervilhas plantadas em seu jardim, onde 20% das plantas forneciam 80% dos grãos.
Essa relação de 20/80 pode ser encontrada em diversas outras áreas, tanto no nosso trabalho, como na vida pessoal. Você já percebeu que 20% das roupas no seu guarda-roupa são usadas em 80% do tempo? Ou que 20% dos seus clientes lhe trazem 80% da sua receita?
Richard Koch, famoso escritor inglês, até mesmo construiu sua carreira escrevendo livros onde aplicava essa proporção para diversas outras áreas na vida, assim como no gerenciamento de empresas. Vamos então entender quais são as três aplicações mais úteis para sua produtividade pessoal.
20% dos seus esforços resultam em 80% dos seus resultados
Uma das mais importantes lições que tiramos do “Princípio de Paretto”, é que 20% dos nossos esforços nos trazem 80% dos resultados. Dessa forma, a grande sacada para aumentar sua produtividade, seria encontrar quais são as tarefas que correspondem a esses 20% e focar totalmente nelas.
Esse é o grande motivo pelo qual é necessário aprender a priorizar tarefas de grande impacto. Ao priorizamos, conseguimos visualizar quais tarefas são ineficientes, seja porque levam muito tempo para serem concluídas, ou porque os resultados obtidos são muito pequenos.
O escritor Scott Young, defende a seguinte forma de priorizar tarefas:
“Escreva todas as grandes categorias de tarefas que você faz no seu emprego. Você pode fazer uma pequena tabela que mostre a quantidade de horas gastas em cada categoria (vamos dizer, 1 hora para e-mail, 1 hora contatando clientes, etc.), e em outra coluna escreva o valor estimado para a porcentagem que você acredita que ela contribui para sua produtividade. Elimine, simplifique ou delegue as com baixa porcentagem, e foque nas com maior porcentagem. “
Outro famoso método de priorização é a “Matriz de Eisenhower”. Você pode encontrar uma explicação do que se trata e também de como utilizá-la aqui.
Passe apenas 20% do seu tempo trabalhando em projetos de outras pessoas e os demais 80% nos seus projetos.
Grande parte das pessoas passam a maior parte de seu tempo em tarefas que não lhe pertence, seja através de e-mails, ou pelo telefone, ou fazendo outras diversas tarefas que outras pessoas precisam. Mas eu peço que você considere a seguinte passagem escrita por Sêneca:
“Os homens não deixam que persigam seus bens. Mas permitem que outros usurpem sua vida. Você não encontrará pessoas dispostas a compartilhar seu dinheiro. Entretanto, para quantos cada um de nós divide a própria vida? Pessoas são frugais em guardar sua propriedade pessoal, mas logo que se trata de esbanjar seu tempo, elas desperdiçam ainda mais a única coisa na qual é certo ser avarento. ”
Não existe nada de errado em trabalhar nos projetos de outras pessoas. Entretanto, se você realmente quer ser uma pessoa mais produtiva, precisa aprender a trabalhar a maior parte do tempo no que é importante para você.
Isso significa ter que estabelecer quais são as suas metas, significa aprender a dizer não para outras pessoas, e significa utilizar seus objetivos como aliados para trabalhar mais tempo nos seus próprios projetos.
Nesse contexto, procure formular respostas padrões que permitam negar rapidamente a participação em projetos que não estão alinhados com meus objetivos. Respostas como: “Fico honrado pelo seu convite, entretanto, a fim de permanecer alinhado às minhas metas e objetivos, terei que negar a participação nesse projeto/reunião/conferência. Ainda assim, agradeço imensamente pelo convite.”
Passe 20% do seu tempo pensando e 80% do tempo agindo
É incrível como muitos de nós tendemos a passar a maior parte do nosso tempo pensando, ao invés de entrarmos logo em ação. Pegue como exemplo as pessoas que passam mais tempo procurando artigos e aplicativos para aumentar sua produtividade, do que passam realmente trabalhando em suas tarefas mais importantes.
No livro “Getting Results the Agile Way, o autor J.D. Meier defende que para aumentar sua produtividade, você precisa passar mais tempo agindo, comparando ao tempo planejando.
Ele defende a importância de apoiar seus resultados em dados já alcançados, seja na vida pessoal ou profissional. “Um navio ancorado não pode corrigir seu curso, enquanto que um navio em movimento pode”. Portanto, tenha um viés direcionado a ação, pois é agindo que você terá maiores resultados.
Não tenha medo de errar. Existem apenas poucas coisas na vida que são realmente irreversíveis. Para a maior parte das coisas, existem maneiras de contornarmos a situação e ainda sairmos por cima. Enquanto não agimos, não temos como saber qual a melhor opção, portanto, não permita que seu planejamento atrapalhe sua ação, mas sim o impulsione.
Em suma…
Três conceitos importante foram discutidos nesse artigo:
- A maior parte das coisas que temos na vida não estão distribuídas igualmente. A maior parte dos seus resultados provêm de uma parte muito menor dos seus esforços.
- Estabeleça seus objetivos e guarde o seu tempo para o que lhe é importante. Essas são as melhores maneiras para alcançar uma vida de sucesso.
- Mantenha um viés direcionado para a ação. Você nunca sairá do lugar se ficar apenas planejando.
“Esforce-se para a excelência em poucas coisas, ao invés de um bom desempenho em muitas. ” – Richard Koch
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Escrito por Leonardo Puchetti Polak
