Conta a lenda que num belo dia, o famoso escritor Mark Twain recebeu o seguinte telegrama de um editor: “Preciso 2 páginas 2 dias”. Ao que Twain respondeu: “Não posso fazer 2 páginas 2 dias. Posso fazer 30 páginas dois dias. Preciso 30 dias para fazer 2 páginas.” Essa genial troca de telegramas mostra como é difícil fazer um texto conciso, mas bom o suficiente para ser publicado. É muito mais fácil escrever um texto com várias laudas onde fatalmente haverá ideias repetidas e gramática rebuscada do que uma descrição direta e sucinta da história. Da mesma forma, também dá mais trabalho definir processos que sejam simples e que de fato resolvam os problemas.
No início da nossa empresa, desenvolvíamos software por encomenda e era muito comum que nossos clientes solicitassem sistemas de computador para automatizar os processos existentes em suas organizações. Em alguns casos, os processos eram bastante complexos e bagunçados e o resultado final normalmente era um sistema para automatizar essa complexa bagunça. Ou seja, acabávamos implantando uma bagunça computadorizada.
Em pouco tempo, vimos que não adiantava replicar esse tipo de processo no computador. Antes de tudo, deveríamos simplificar o fluxo de trabalho, mapear corretamente as áreas envolvidas e definir novos esquemas de uso e comunicação. Aí sim, estaríamos prontos para desenvolver um software que facilitaria os processos e aumentaria controles e produtividade.
A continuação dessa história é que paramos de desenvolver sob medida para nos dedicarmos à criação de sistemas de gestão prontos, baseados em processos simples, porém abrangentes, e que pudessem ser usados tanto por empresas de serviços como por comércios ou indústrias. Afinal, rotinas de Contas a Pagar e Receber, Controle de Bancos, Faturamento, não mudam tanto de uma empresa para outra. Se isso ocorrer, algo deve estar complexo demais.
Um processo simples é fácil de ser entendido por qualquer pessoa, do gestor que irá analisar os resultados, aos envolvidos na sua execução. Não faz sentido haver processos em uma empresa que precisem de sofisticados manuais ou de treinamentos longos. Quanto mais fácil e transparente, maior será a probabilidade de que ele seja executado da forma correta.
Um elemento importante na criação de qualquer processo é a consulta prévia a todos os envolvidos. Não adianta definir um processo sem ouvir o que as pessoas de campo têm a dizer sobre aquelas tarefas. São eles que devem trazer as questões do dia a dia para serem previstas e consideradas.
Para terminar, dois exemplos de processos que precisaram ser simplificados ou revistos:
Em uma fábrica de pasta de dentes, ao visitar a linha de produção, um gestor se espantou de ver um ventilador colocado de frente para a esteira que trazia os tubos já embalados em suas caixas de papel. Quando perguntou o que aquele ventilador estava fazendo lá, a resposta foi: algumas embalagens chegam vazias da máquina anterior e só descobríamos isso quando o cliente se queixava. Então, colocamos este ventilador na frente da esteira e quando uma embalagem vem vazia, ela é soprada para fora dela. Solução simples e genial para um problema que ninguém tinha pensado quando definiu o processo de embalagem dos produtos.
O segundo exemplo é de uma empresa de serviços que utilizava um contrato padrão de 15 páginas que deveria ser lido e assinado pelos clientes antes de iniciar seus trabalhos. Constantemente, a equipe de vendas se queixava do tempo para o fechamento de uma proposta e uma das razões constatadas era que o tal documento. Tantas laudas muitas vezes assustavam os clientes e estes o mandavam para ser analisado no setor jurídico. Mesmo quando não vinham alterações a serem feitas, só o tempo de leitura e análise já atrasava o fechamento do negócio.
A solução passou por um pente fino no contrato e eliminação de várias cláusulas que na prática não eram necessárias ou que tinham pouca efetividade. O contrato passou a se chamar “Proposta de Venda” e, em vez de 15 páginas, ficou com 4 contendo as informações realmente importantes. Essa mudança fez com que o ciclo de venda encurtasse drasticamente, deixando tanto os vendedores como os clientes muito mais felizes.
Sempre há processos que podem ser simplificados. Pergunte aos envolvidos e você ficará surpreso com as oportunidades de melhorar a produtividade em todas as áreas da empresa.
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Por Eduardo Nasajon, Presidente da Nasajon Sistemas
