Selecionamos alguns fatores que fazem toda diferença durante as negociações em equipe
Em situações ao nível estratégico, a negociação deve ser feita em equipe. Como organizar o grupo para que cada integrante exerça sua função de maneira alinhada aos objetivos da instituição?
O consultor de negociação e excelência de desempenho José Augusto Wanderley, autor do livro “Negociação Total”, selecionou os principais fatores que devem ser valorizados nas negociações em equipe, com base em seus mais de 20 anos de experiência no assunto.
Confira:
#1. Quando negociar em equipe
É válido e até preciso negociar em equipe especialmente em situações complexas e de riscos elevados, como compra e venda de empresas, fusões, joint-ventures, por exemplo.
Até porque elas estão no nível estratégico e um erro pode levar a empresa à falência ou a um grande abalo econômico e financeiro.
#2. Competência individual de negociação
Uma equipe somente terá alto desempenho com integrantes competentes. Cada um precisa conhecer e agir levando em consideração todos os aspectos relacionados ao Modelo Integrado de Negociação – MIN – criado por José Augusto Wanderley.
Ele inclui cinco áreas: cenários, conhecimento do negócio, processo de negociação, relacionamento interpessoal e realidade pessoal dos negociadores. Para ser um bom negociador, deve-se aprender a enfrentar situações de alto nível de tensão, ambiguidade, incerteza e adversidade.
E alguns cuidados ao nível físico são bastante importantes, como cuidar do sono, da respiração e do relaxamento, isto porque, quem dorme mal acaba negociando mal. Além disto, o cérebro se alimenta de glicose e oxigênio e quem não conhece nenhuma técnica de relaxamento está pedindo para ficar estressado.
#3. Competência organizacional de negociação
Esta competência raramente é considerada, entretanto pode ser decisiva para o sucesso de uma equipe, porque procura identificar todas as condições necessárias e suficientes para que as negociações realizadas tenham êxito.
Assim, é importante um bom banco de dados com informações corretas e minuciosas, posto que a informação é a matéria prima da negociação. Igualmente pode ser importante um setor de inteligência estratégica.
Cuidar da segurança e sigilo das informações da própria empresa é crucial, para que não haja vazamento de dados ao outro lado da negociação.
E mais: é fundamental estar municiado de todos os dados que puder a respeito dos outros negociadores, bem como de sua empresa, mas também do mercado em que ela se encontra situada.
#4. Negociação de sucesso em equipe
Para que a equipe tenha alto desempenho, a liderança deve ser bastante eficaz e eficiente em termos de papéis, funções e estilos.
Isto, além da necessária capacidade para aperfeiçoar constantemente as competências individuais e organizacionais de negociação. Formar uma boa equipe, com toda certeza exige bastante competência, mas os resultados são compensadores.
De qualquer forma, é importante uma visão holístico-sistêmica, pois esta compreende todos os aspectos relevantes envolvidos, sejam técnicos, jurídicos, contábeis ou financeiros, por exemplo.
Como é impossível dominar tudo sozinho, cada um precisa conhecer profundamente a sua área de atuação e também um pouco das especialidades dos demais integrantes sobre o que será negociado.
Assim, fica possível agir com congruência e foco, e seguir as sete etapas da negociação: preparação, abertura, exploração, apresentação, clarificação, ação final, além de controle e avaliação.
#5. Condições prévias
A preparação consiste em identificar todos os fatores necessários e suficientes para obter êxito e em criar condições prévias para que tais fatores possam ocorrer, efetivamente, no curso do processo de negociação.
Deve-se partir de um anteprojeto que dimensione os recursos imprescindíveis para se atingir o objetivo. É importante ter planos contingenciais para lidar com as diversas situações que podem surgir dos dois lados.
Nesta etapa primordial, vale estimar a quantidade e qualidade dos integrantes, incluindo os responsáveis pelo apoio logístico e análise de cada dia da negociação.
De qualquer forma, para que se proceda a uma boa preparação, criei um modelo extremamente útil e poderoso, a Matriz de Preparação, que mostra todos os pontos de vista e probabilidades que devem ser consideradas, entre outras coisas porque a Lei de Murphy existe.
#6. Eleja alguém para observar a outra equipe
Uma função tão importante quanto a de negociar é a de observar como a outra equipe funciona e quem tem o poder de decisão.
Durante negociação entre uma empresa brasileira e uma japonesa, havia um integrante na equipe do Japão que se limitava a se levantar e tirar fotografias. Aos olhos da equipe do Brasil, ele não tinha nenhuma participação e parecia não ter a menor importância.
Qual não foi a surpresa dos brasileiros ao constatar que, no final, este fotógrafo era o líder da equipe japonesa.
Foi ele quem tomou a decisão final. E o mais interessante é que ninguém, pelo lado brasileiro, ficou sabendo o significado daquelas fotografias. Se havia ou não, algum tipo de comando que era dado para a sua equipe. E com toda certeza, havia.
#7. Cuide do relacionamento entre os membros
Os relacionamentos entre os integrantes tanto podem ser positivos, de contribuição e participação, como negativos e que podem fazer com que a equipe se fragilize e fracasse.
Vale conhecer o conceito de pensamento grupal desenvolvido por Irving Janis a partir do estudo de fiascos históricos dos norte-americanos, como a Guerra do Vietnã e a invasão à Baia dos Porcos, em Cuba.
Ele chegou a algumas conclusões interessantes sobre os fenômenos que acontecem em equipes, e cabe destacar 3:
- A ilusão de invulnerabilidade, partilhada pela maioria ou por todos os membros da equipe, que cria um excesso de otimismo e encoraja a que se assumam riscos extremos ou absolutamente desnecessários.
- Os esforços coletivos de racionalização no sentido de se desconsiderar sinais que levem os participantes a reconsiderar seus pressupostos e erros.
- A visão estereotipada dos negociadores do outro lado, que são vistos ou como demoníacos ou como completamente estúpidos.
#8. Reunião de negociação
A fase da reunião é constituída de cinco etapas com objetivos próprios.
A abertura, que tem a ver com o clima e com a qualidade dos relacionamentos; a exploração, diz respeito à busca e consolidação de informações; a apresentação tem a ver com a explicitação do que se quer em termos do acordo a que se quer chegar; a clarificação diz respeito à superação de dúvidas e objeções; a ação final, que diz respeito ao estabelecimento do acordo.
#9. Controle e avaliação
O que deve ficar claro é que a negociação não acaba quando o acordo é feito, mas sim quando é cumprido.
É importante que a equipe que fechou o acordo acompanhe a implementação do que foi acordado para que o trabalho da equipe realmente tenha sido útil. E este é mais um outro aspecto da competência organizacional de negociação.
Finalmente, outro ponto relevante: quem quer chegar à excelência faz de cada negociação uma oportunidade de aprendizado e desenvolvimento pessoal.
___
Este artigo foi escrito pelo José Augusto Wanderley.
